OBOS Eiendom effektiviserer utleieprosessen

OBOS valgte BDOs eiendomsteam, med fageksperter som forbedrer prosessene for både ansatte og kunder.

OBOS Eiendom forvalter en betydelig eiendomsportefølje. Med et bredt spekter av ulike eiendommer i porteføljen ønsket OBOS å forbedre arbeidsprosessene, strukturere og digitalisere dokumentasjonsdelen og utnytte forvaltnings- og CRM-systemet sitt bedre.Astri Malmo OBOS

– BDOs bransjeinnsikt og solide fagkompetanse gjorde valget enkelt. De forstod raskt behovet vårt, forteller økonomisjef i OBOS Eiendom, Astrid Eri Malmo (bildet).


Fra kartlegging til handling

Jonas Hønningstad, Director Consulting i BDO, ledet prosjektet, som startet med en grundig gjennomgang av utleieprosessen for å avdekke utfordringer og problemer. Deretter utviklet BDO en MVP (Minimum Viable Product)-prosess, hvor teamet tok fatt i de største utfordringene i prosessen og fant løsninger for disse.

– OBOS Eiendom har en variert kundegruppe, fra store internasjonale konsern til små lokale virksomheter. Det var viktig å utvikle en prosess som kunne håndtere alle typer leietakere og eiendommer effektivt, forklarer Hønningstad.

BDO-konsulenten forteller at mye tid gikk til å kartlegge intern arbeidsflyt, og hvordan denne kunne forbedres.

– Gjennom kartleggingen så vi blant annet behov for tydeligere definisjon av roller og mandater, og hvordan disse jobber sammen i prosessen. Deretter utviklet vi en guide som ansatte kan bruke for å sikre god kvalitet gjennom hele utleieprosessen.


Tydeligere roller og ansvar

BDOs gjennomgang resulterte i flere konkrete forbedringer:

      • Kartlegging av hele utleieprosessen – fra et utleieobjekt er ledig til leietakeren har nøkkelen i hånda
      • Tydeligere definisjon av roller og mandater
      • Utvikling av en «steg for steg»-guide for ansatte som er involvert i utleieprosessen
      • Etablering av en felles informasjons- og samarbeidsstruktur


Positive effekter for OBOS Eiendom

– Implementering av ny prosess gir OBOS Eiendom flere gevinster, som enklere samhandling mellom avdelingene, færre feil og en bedre kundeopplevelse. I tillegg gir prosjektet et grunnlag for prosessforbedring i hele OBOS Eiendom, avslutter Hønningstad.