– Vi sto overfor store endringer og systemtekniske utfordringer, som organisasjonen ikke kunne håndtere alene, forklarer Tom Roar Helgerud, Direktør for økonomi og compliance hos Pensjonskassen for fylkene.
Kombinasjonen av bred kompetanse, god kommunikasjon, og fleksible løsninger, bidro til at valget falt på BDO som regnskapspartner. Og med det startet et samarbeid som har vist seg å fungere svært godt. Siden oppstarten har tjenesteomfanget økt, og BDO leverer nå et bredt spekter av regnskapstjenester som dekker Pensjonskassens behov på flere områder. Regnskapstjenestene inkluderer alt fra føring av bilag til pensjonsavstemminger, samt ad hoc-tjenester etter behov.
Blant Norges største
Pensjonskassen for fylkene omfatter Akershus, Buskerud og Østfold, med tilhørende virksomheter, og er blant Norges største offentlige pensjonskasser. Deres viktigste jobb er å sørge for at ansatte i fylkeskommunene, med tilhørende virksomheter, får rett pensjon til rett tid.
– Vi støtter 32 typer virksomheter, og det er jo her mye av utfordringen ligger. Tidligere hadde vi ett stort fylke å forholde oss til, nå har vi tre.
Med tre ulike fylker, tre økonomisjefer, tre økonomidirektører – og tre HR-staber, har Pensjonskassen for fylkene nå en helt annen type tjenesteleveranse enn de hadde under Viken-paraplyen. Det stiller større krav til organisering og systemløsninger.
– BDO kom inn med bred kompetanse og et dedikert team. Samtidig krevde det tid og innsats for å bli kjent med Pensjonskassens spesifikke behov og systemer, sier Helgerud, som forteller at overgangen fra intern til ekstern regnskapsføring innebar mange fordeler – men også noen utfordringer.
Han peker på samarbeidet som en «reise», der begge parter har vokst og utviklet seg. Outsourcingen har også frigjort interne ressurser hos Pensjonskassen for fylkene. Helgerud forteller at de opplever BDO som en pålitelig, nøyaktig og trygg partner.
– Tjenester leveres alltid i tide, og ressurser med riktig kompetanse er koblet på til enhver tid, sier han.
Suksessoppskriften
BDO har siden oppstarten satt sammen et større og bredere team, som er godt kjent med bransjens komplekse krav. Økningen i kapasitet og bransjespesifikk kompetanse har også styrket tilliten mellom partene, og Pensjonskassen opplever at BDO blir stadig bedre på å møte de unike behovene som pensjonsbransjen krever.
Gjennom daglig kontakt i tillegg til kvartalsvise statusmøter, blir utfordringer tatt opp raskt, og begge parter har en felles forståelse av viktigheten ved god kommunikasjon for å sikre at alle oppgaver utføres i tide.
– Vi opplever Pensjonskassen som veldig fremoverlent og nysgjerrig. Det er virkelig motiverende å jobbe med dem, sier Simen Hagen, teamleder for pensjonskasse- og forsikringsteamet i BDO.
Han mener samarbeidet mellom Pensjonskassen, og BDO, som han og Florentina Kastrati Veliqi holder i, er et eksempel på hvordan tillit, kommunikasjon og gjensidig forståelse legger grunnlaget for et godt partnerskap i en utfordrende og spesialisert bransje. Helgerud stemmer i:
– Jeg synes det er så fint å vite at jeg ikke trenger å følge opp hele tiden. Nå vet vi at vi har Florentina og Simen, som dedikert team. De er oppmerksomme på fristene som gjelder, og sørger for at disse blir fulgt. Det oppleves veldig trygt, og jeg føler faktisk de er kollegaer, forteller Helgerud, og legger til:
– Vi er svært fornøyde med fleksibiliteten og tilgjengeligheten BDO viser oss, og har utvilsomt funnet den beste regnskapspartneren for å håndtere Pensjonskassens behov.
