F.v. Sigmund Olav Lie, bransjeleder for eiendom i BDO, og Eskild Tuft Thorgeirsson prosjektleder for prosjektstøtte i BDO.
Dagens eiendomsmarked preges av stramme budsjetter, renteendringer, prisendringer fra flere aktører i markedet og en uforutsigbar inntektsside.
Det har sjeldent vært viktigere å være tett på tallene og kunne snu seg raskt. Særlig øker behovet for at beslutningstakere får den informasjonen de trenger, for å sikre seg tilstrekkelig overblikk når det er snakk om flere prosjekter og store porteføljer, mener bransjeleder for eiendom i BDO, Sigmund Olav Lie.
Når dette fungerer, kjenner ledelsen til risiko og mulighetene ved de pågående prosjektene, og er trygge på at kritisk informasjon når dem i tide.
Det gir ledelsen et live-bilde av selskapets status, som gjør selskapet tilpasningsdyktig til markedet, sier prosjektleder for prosjektstøtte i BDO, Eskild Tuft Thorgeirsson.
Godt overblikk og kontroll gjør at byggherrene vet når det må tas grep. Har du kontroll?
Vi opplever at de fleste har den informasjonen de trenger i virksomheten. Utfordringen er ofte at de har for mye informasjon, og at den ikke er satt i system og strukturert opp på en optimal måte. Det kan være tilfeldig hvem som får hvilken informasjon og når. Da er det vanskelig å vite om den som må ha overblikk og kontroll virkelig har det, forteller Lie.
Tryggheten i godt overblikk og kontroll merkes helst når noe er på vei til å gå skeis – som ved betydelige kostnadsoverskridelser og forsinkelser. Det er vanskelig å ta nødvendige grep når man får vite om utfordringen for sent.
Hvor må man starte for å få sikre at man får rett informasjon til rett tid?
Første steg er å kartlegge hva selskapet har tilgjengelig av nødvendig informasjon. Videre må du vite hvordan du får tak i informasjonen du ikke besitter, forklarer Thorgeirsson, som har bred erfaring med å sette opp prosesser for god informasjonsflyt innad i prosjektrettede virksomheter.
Eksempler på nødvendig informasjon som må nå ledelse og beslutningstakere kan være fremdrift i prosjektene, salgs- og utleiestatus, økonomiske data som prognoser målt opp mot budsjett, SHA-status (sikkerhet helse og arbeidsmiljø) og en matrise som reflekterer de til største risikoene og mulighetene i prosjektet.
I usikre tider risikerer man å tape mye penger om ikke denne informasjonen når rett person i tide, slik at det kan foretas nødvendige tiltak for å håndtere endringer. Rett informasjon gjør det enklere å vurdere hva som er god business og ikke – om prosjektet er lønnsomt, hva riktige salgs- og leiepriser er, hva som kan gå galt og å være i stand til å sikre seg mot dette, sier Lie.
Han mener de eiendomsselskapene som har en rapportering og kommunikasjon som gjør at nødvendig informasjon flyter sømløst til ledelsen, har de beste forutsetningene for å ivareta virksomhetens interesser.
Mange aktører har en eiendomsportefølje. Da er det viktig å vite hvilken informasjon som trengs og som skal kommuniseres oppover i organisasjonen knyttet til de ulike enkelteiendommene. All info er ikke like viktig alltid. For mye blir støy og forhindrer god oversikt.
Vi ser ofte at virksomhetene har informasjonen, men at de ikke klarer å prioritere hva som er beslutningsrelevant. For å få til det er det viktig å ha en rapporteringsstruktur som kan brukes på tvers av mange eiendommer, og at alle vet hva de skal rapportere på. De må ha tilstrekkelig opplæring og retningslinjer til å være i stand til å definere kritisk og beslutningsrelevant informasjon, forklarer Thorgeirsson.
Han forteller videre at av informasjonen som videreformidles til ledelsen må det komme tydelig frem hva som er kritisk der og da - og hva som utgjør et overordnet bilde, som er essensielt for selskap med mange eiendommer.
Oversikten over statusbildet på prosjektporteføljen er et viktig styringsverktøy for hvilket risiko- og mulighetsrom selskapet er villig og kapabel til å leve med fremover.
Etter å ha definert hva som er viktig og mindre viktig, må informasjonen settes opp – på en måte som gir ledelsen full oversikt og fungerer som et risikostyringsverktøy.
For at kommunikasjonen oppover i selskapet skal fungere effektivt, må informasjonen strømme likt fra alle selskapets eiendommer. Dette forutsetter at det er etablert rutiner som er forankret i hele organisasjonen. Alle må jobbe og rapportere på samme måte. Når det identifiseres risiko, som kostnadsoverskridelser eller forsinkelser, må det foreligge rutiner som sikrer umiddelbar varsling til prosjektleder, for eksempel på e-post eller gjennom selskapets prosjektstyringssystem – som gjør prosjektleder i stand til å rapportere videre og iverksette nødvendige tiltak, sier Thorgeirsson.
Selskapet har størst sannsynlighet for å lykkes når alle i organisasjonen jobber likt, og beslutningsrelevant informasjon samles og flyter fra selskapets prosjekter gjennom gode kommunikasjonsstrømmer til ledelsen.
Da sikrer selskapet et oppdatert oversiktsbilde knyttet til risikoene og mulighetene i egen portefølje.
Med gode rutiner og prosesser kan du hoppe når det trengs og agere raskt, fordi du alltid er oppdatert, oppsummerer Lie.