4 vanlige fallgruver ved digitaliseringstiltak

  

- Digitale løsninger tilgjengeliggjør verdifull data som gir selskapene bedre beslutningsgrunnlag innen regnskap, forvaltning og drift på en effektiv måte, sier Sigmund Olav Lie, som er bransjeleder for Eiendom i BDO.  

Samtidig er ikke digitalisering og innhenting av data ensbetydende med økt lønnsomhet. Her er det flere faktorer som spiller inn, og som det er lurt å være klar over. Lie deler fallgruvene han ser i arbeidet med å digitalisere og effektivisere driften. 

 

Fallgruve 1:

Det brukes for lite tid og ressurser på behovskartlegging  

Digitale beslutningsprosesser stjeler tid fra andre oppgaver i arbeidshverdagen, og kan oppleves i overkant omfattende. Som følge av dette reduseres ofte involvering av organisasjonen, og tid brukt på behovskartlegging til et minimum. Det kan virke effektivt på kort sikt, men kan føre til at den totale investeringen blir mer omfattende enn nødvendig.  

- Vi har sett mange eksempler på virksomheter som kjøper systemer og løsninger som ikke passer deres virksomhet. Dette fører til tid- og ressurskrevende implementeringsprosesser som i verste fall kan ende med at man må bytte system på nytt. Ikke bare øker det kostnadene, men de fører også til misnøye i organisasjonen. Da forsvinner effektiviseringsgevinstene, forteller Lie. 

Det er vanlig at beslutningstakerne overvurderer sin forståelse og innsikt i andres behov. Organisasjoner er satt sammen av ansatte med ulikt utgangspunkt, kompetanse og interesser. For å sikre gevinst av digitale prosesser er det derfor viktig å involvere organisasjonen bredt.  

- Vår erfaring er at den enkleste veien til mål er å involvere brukergruppene i en tidlig fase av prosjektet. Det må gjøres en vurdering på hvilke brukere som skal involveres når og hvilken rolle de skal ha i prosjektet. Det skaper eierskap og sikrer at deres behov blir dekket, forteller Lie. 

Fallgruve 2:

Fokus på hvordan prosesser utføres i dag i stedet for verdien som tilføres 

Det er krevende å løfte blikket fra prosessene man er kjent med og frigjøre seg fra hvordan de løses med dagens systemer. Dette begrenser hvilke muligheter man klarer å identifisere.  

- Når man skal kartlegge muligheter for å effektivisere prosesser ved bruk av nye digitale løsninger er det viktig å fokusere på hva man ønsker å oppnå, fremfor hvilke steg man går gjennom. Digitale løsninger gjør det mulig å automatisere enkeltaktiviteter, men kan også endre måten vi jobber på fullstendig. De store gevinstene hentes ut når vi klarer å tenke nytt og legge gamle manuelle prosesser bak oss.  

 

Fallgruve 3:

Det settes søkelys på ett system og én løsning av gangen 

Det er vanlig at digitale endringsprosesser trigges med utgangspunkt i ett enkelt system. Dette kan for eksempel komme av at systemet er utdatert, at virksomheten har vokst fra funksjonaliteten eller at systemet skaper mye frustrasjon hos brukerne. Det kan medføre at fokuset i prosessen utelukkende er på dette systemet i stedet for å se på helheten. Resultatet kan være at virksomheten kjøper systemer og løsninger som overlapper hverandre i funksjonalitet. Dette blir fort unødvendig dyrt, og kan medføre tyngre prosesser for de ansatte enn nødvendig.  

- Vårt råd er å se helheten, også ved skifte av kun ett element. Ha fokus på hvilke prosesser og hvilke oppgaver som skal løses hvor. Ofte kan det være mer effektivt med flere målrettede systemer som komplementerer hverandre, enn store, spesialutviklede løsninger som dekker hele behovet, forteller Lie.  

 

Fallgruve 4:

Gape over for mye på én gang 

En annen typisk fallgruve er å gape over for store og mange digitale endringer på én gang. Store omveltninger kan være krevende av flere årsaker. Det kan være utfordrende å holde virksomheten i gang under utviklings- og implementeringsfasen på grunn av nedetid i systemer. Det kan være krevende for brukerne i organisasjonen å adoptere store endringer, og det kan være teknisk utfordrende å implementere simultant. 

- Det er viktig å se helheten og tenke stort i kartleggingsfasen, men deretter må tiltakene prioriteres. Det må legges en plan som prioriterer de viktigste tiltakene og som hensyntar organisasjonens evne og kapasitet til å utføre endringer. Vi anbefaler å starte med lavthengende frukter – uten å sette begrensninger for fremtidig utvikling. Det forutsetter skalerbare løsninger som imøtekommer fremtidig behov, sier Lie.  

Det ligger mange spennende og uante muligheter for eiendomsbransjen gjennom digitaliserings- og effektiviseringstiltak. Suksessen ligger i det å se alle mulighetene sammen med de typiske fallgruvene. Sammen vil dette bidra til å gjøre eiendomsbransjen bedre rustet i tiden fremover.  

 

Spørsmål? Ta gjerne kontakt med Sigmund Olav Lie.

Les mer om BDO og eiendomsbransjen her.