Næringsdrivende som driver avgiftspliktig virksomhet kan normalt kreve fradrag for inngående merverdiavgift hvis anskaffelsen er til bruk i virksomheten. Fradrag betyr at selskapet slipper å bli belastet for merverdiavgiften på kjøpet. Retten til å kunne fradragsføre merverdiavgift forutsetter imidlertid at kjøpsdokumentasjonen oppfyller lovens krav.
Mangelfull kjøpsdokumentasjon kan i ytterste konsekvens føre til at fradragsretten går tapt.
Krav til kjøpsdokumentasjonen
Kjøpsdokumentasjonen skal være det salgsdokumentet som selger har utstedt, vanligvis i form av en faktura så lenge det ikke er snakk om kontante kjøp. Bokføringsregelverket stiller strenge krav til hvilken informasjon fakturaen skal inneholde.
En av salgsdokumentets hovedoppgaver er å identifisere selger og kjøper. Bokføringsforskriften stiller følgende krav:
Angivelse av kjøper i salgsdokumentet:
- Kjøpers (foretaks)navn
- Kjøpers (foretaks)adresse eller organisasjonsnummer
Angivelse av selger i salgsdokumentet:
- Selgers foretaksnavn
- Selgers organisasjonsnummer, etterfulgt av bokstavene "MVA" hvis selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
- Hvis selger er AS, ASA eller NUF skal også ordet "Foretaksregisteret" fremgå
- Hvis en utenlandsk selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved norsk representant, skal også representantens navn og adresse angis
I tillegg stiller bokføringsforskriften krav om at salgsdokumentet normalt skal angi fakturanummer, fakturadato, hva som er solgt, hvor mye som er solgt, leveringstidspunkt, leveringssted, vederlaget som skal betales, betalingsforfall og eventuell merverdiavgift i norske kroner.
Når går mva-fradraget tapt?
Hovedregelen er at fakturaen må oppfylle innholdskravene som nevnt ovenfor, herunder være utstedt til riktig mottaker, for at fradragsretten skal bestå.
En feilsendt faktura må i utgangspunktet korrigeres. Eksempler:
- Et morselskap blir fakturert for anskaffelser som skal brukes i datterselskapet. Fordi morselskapet ikke er riktig adressat, kan ikke selskapet kreve fradrag for merverdiavgiften. Heller ikke datterselskapet kan kreve fradrag ettersom fakturaen er stilet til morselskapet.
- I et slikt tilfelle må faktureringen korrigeres ved at selger utsteder en kreditnota til morselskapet og sender ny faktura til datterselskapet.
Selv om fakturaen er sendt til riktig mottaker, kan fradragsretten bli avskåret hvis innholdet ellers er mangelfullt, eksempelvis:
- Det vil neppe innrømmes fradragsrett hvis selgers organisasjonsnummer mangler.
- Fradragsretten vil normalt gå tapt hvis kjøpers foretaksnavn ikke er angitt.
Reparerbare og ubetydelige feil
Ikke alle feil og mangler i kjøpsdokumentasjonen resulterer i at mva-fradraget bortfaller.
Tilleggsdokumentasjon kan reparere enkelte mangler i kjøpsdokumentasjonen, for eksempel:
- Hvis fakturaen ikke klart angir hva og hvor mye som er solgt, kan for eksempel en avtale, en ordrebekreftelse eller en pakkseddel legges ved som supplement.
- Hvis bokstavene «MVA» ikke er angitt bak selgers organisasjonsnummer, kan en utskrift fra Brønnøysundregistrene legges ved på bilaget for å dokumentere at selger faktisk er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
Åpenbare formalfeil vil heller ikke nødvendigvis avskjære fradragsretten. Slike feil kjennetegnes ved at de er av ubetydelig karakter, for eksempel:
- Betalingsforfall er ikke angitt.
- Ordet «Foretaksregisteret» mangler for selger som er AS, ASA eller NUF.
- Åpenbar feilskrift, som at leveringsår er angitt som 3021 istedenfor 2021.
Ved kontante kjøp finnes det egne regler om kjøpsdokumentasjon, hovedsakelig i form av salgskvitteringer fra selgers kassasystem, som det er lurt å gjøre seg kjent med.
Vi i BDO har lang erfaring med å rådgi våre kunder innen merverdiavgifts- og bokføringsregelverket. Ta kontakt med ditt lokale BDO-kontor for bistand.