Det har vært gode tider i eiendom lenge, og mange har ikke satt søkelys på å gjøre de store virksomhetsgrepene. Nå opplever vi at kostnader, og særlig hvordan man kan effektivisere driften, er topp prioritet. Her er tre viktige tips til eiendomsbransjen for økt lønnsomhet gjennom digitaliseringstiltak:
1. Kartlegg hvilke data og systemer som er viktige
Når viktig data blir gjort tilgjengelig og presentert på en lettfattelig måte med systemintegrasjon, ser vi at bedriftene får bedre risikostyring, kostnadskutt og besparelser, bedre beslutningsprosesser samt økt tilfredshet blant kunder, ansatte og interessenter.
Samtidig kan det være krevende å velge de riktige løsningene for bedriften – spesielt når datamengden er stor. Derfor er det viktig å starte med å kartlegge bedriftens reelle behov, både i nåtid og fremtid.
Det er også viktig å prioritere hvilke data som skal presenteres for de ulike interessentene. Et typisk feiltrinn er at det vises for mye informasjon, hvor konsekvensene blir at det sentrale «drukner» i all informasjonen. Samme feiltrinn gjelder også ved valg av system og oppbygging av arkitektur. Resultatet er at virksomhetene kjøper systemer og løsninger som overlapper i funksjonalitet, som igjen bidrar til unødvendige kostnader.
Vårt råd er derfor å se helheten, selv om virksomheten bare har behov for å skifte én av elementene.
2. Sørg for at viktig data er lett tilgjengelig og forståelig
Når prosessene standardiseres og automatiseres, ser vi at diskusjonene går fra å handle om hvilket datagrunnlag som er riktig til hvilken beslutning som er best.
Ved å fjerne manuelle prosesser og øke tilgjengeligheten, reduseres også terskelen for bruk av dataen som beslutningsgrunnlag.
Vår erfaring er at ulike brukere i samme organisasjon sitter på forskjellig kilde, til tross for at de prøver å få svar på det samme. Fordi det ikke finnes rutiner eller systemer som ivaretar datainnsamling og strukturering, skaper f. eks ulike avdelinger i virksomhetene sine egne manuelle prosesser. Dessverre ser vi at risikoen for at beslutninger tas på feilaktig grunnlag, øker i takt med antallet manuelle prosesser og kompleksitet.
Vår klare anbefaling er derfor å tilgjengeliggjøre dataen på en lettfattelig og brukervennlig måte, for å sikre at brukerne vet hvilke nøkkeltall de skal bruke.
3. Bruk data for å identifisere forretningsmuligheter
Digitale løsninger tilgjengeliggjør verdifull data som gir selskapene bedre beslutningsgrunnlag innen regnskap, forvaltning og drift på en effektiv måte. Både finansiell og ikke-finansiell rapportering bygger på sammenstilling og strukturering av data. For mange eiendomsselskaper ligger det store, uoppdagede verdier og forretningsmuligheter i data de allerede besitter. Dette kan være finansiell data, forvaltningsinformasjon, aktiviteter på byggeplasser, bevegelsesmønster i nærområder og annen eiendomsspesifikk informasjon.
Vår erfaring er at mange selskaper sliter med å utnytte dataene de allerede har. De vanligste årsakene er begrenset tilgang til systemene, og at sammenstilling av informasjonen krever manuelle og komplekse prosesser. Konsekvensen er ofte at det rapporteres på et minimumsnivå og at det er siloer mellom de ulike forretningsområdene. I stedet bør dataen brukes for gi økt innsikt og som et beslutningsgrunnlag på tvers av virksomheten.
Når vi hjelper kundene våre med å få innsikt i verdifull data, opplever vi at de løfter blikket og at fokuset flyttes fra faste rapporteringsrutiner til at de ser nye forretningsmuligheter.
Eiendomsbransjen opplever i dag endringer og krav som påvirker marginer, fremtidige kontantstrømmer og verdisetting. For at bedriftene skal fortsette å være lønnsomme, er det nødvendig med gode prioriteringer og investeringer. Riktige digitalisering- og effektiviseringstiltak er derfor helt essensielt for de fleste aktørene i bransjen.
Les mer om BDO og hva vi gjør innenfor eiendomsbransjen her. Flere funn fra SMB-barometeret og selve rapporten finner du her.