I denne artikkelen deler vi flere tips til hvordan du som leder bør gripe an situasjonen når en av dine medarbeidere blir sykmeldt.
En balanse mellom lov og lurt
HR- og personalarbeid handler om å balansere det loven sier, og det som er lurt å gjøre. Godt personalarbeid gjør det lettere for lederen å håndtere nye utfordringer. Samtidig skal det gi den ansatte trygge og forutsigbare prosesser. Personalarbeid er i stor grad erfaringsbasert, og med erfaringene lærer du smarte knep du kan bruke neste gang en sykmelding inntreffer.
Kjenn til pliktene
Dette er hva en arbeidsgiver plikter seg til ved sykefravær hos en arbeidstaker:
- Forbygge og tilrettelegge.
- Betale sykepenger de første 16 dagene.
- Utarbeide oppfølgingsplan senest innen 4 uker.
- Innkalle til dialogmøte 1 innen 7 uker.
- Send rapporteringsskjema og oppfølgingsplan til NAV
- Tilrettelegge arbeidet for sykmeldte.
- Delta på dialogmøte 2 etter 26 uker og eventuelt dialogmøte 3 senest innen et år.
- Utarbeide sykefraværsstastikk.
- Dokumentere sykefraværsoppfølgingen.
Skap trygghet ved sykefravær
Som leder bør du gå utover pliktene dine for at den ansatte skal få en god, trygg og forutsigbar retur til arbeidslivet. En oppfølgingsplan og -prat bør avtales så raskt som mulig. Oppfølgingsplanen skal være dynamisk og tilpasset den enkelte ansattes behov. Det betyr at den kan revideres og tilpasses så mange ganger som nødvendig. En åpen og transparent dialog med arbeidstaker vil sikre at planen blir hensiktsmessig og spisset.
Graderte sykemeldinger betyr at den sykemeldte utfører sitt arbeid i redusert omfang. Denne graderingen skal oppgis i prosent, men det er verdt å ta med seg at en gradert sykemelding kan brukes til å fokusere på levert resultat, fremfor antall timer levert. Å tilpasse tempo og forventninger til arbeidet kan gjøre veien tilbake til fullt arbeid enda lettere. Den sykemeldte har også plikter knyttet til sitt fravær, deriblant medvirkningsplikt – og etter hvert – en aktivitetsplikt knyttet til fraværet. I de fleste tilfeller gjelder dette behandling, enten alene, eller i kombinasjon med en gradert sykemelding.
Finn frem verktøykassa
Sykefravær som ikke handler om det fysiske, kan være utfordrende å håndtere, både for deg som leder, men også for arbeidstaker. En leder kan ikke spørre om årsaken til hvorfor en ansatt er sykemeldt, men statistikken er tydelig i sin sak. De tre viktigste årsakene til sykemelding er:
- Muskel- og skjelettlidelser
- Lettere psykiske lidelser
- Mage og tarm
Hva noen er sykemeldt for, baseres på diagnosekode-systemet. Samtidig er det en rekke hendelser som ikke er omfattet av slike diagnosekoder. Nedenfor kan du lese om belastninger som ikke er omfavnet av diagnosekoder, men som kan gi kroppslige utslag i form av de tre punktene overfor:
- Sorg og samlivsbrudd
- Små barn, og utfordringer som medfølger
- Pleietrengende foreldre
- Jobbrelatert stress
- Søvnløse netter
Arkiver og gjenbruk
En dyktig leder er en leder som kan bruke empati og egne erfaringer til å støtte sine medarbeidere. Dette betyr ikke at du skal behandle ansatte og kollegaer som familie, eller at dere må være nære venner. Tillit opparbeides ved å være en tilgjengelig, og betrodd leder. Hvordan den tilliten opparbeides, avhenger av hver enkelt arbeidstaker.
Et sykefravær skal ses på som første steg for å bli frisk. Samspillet mellom den sykmeldte og deg som leder vil alltid være unikt og situasjonsavhengig. Ved å være bevisst på hvilke plikter du har, kan du enklere legge til rette for både medarbeideren din og deg selv når sykemeldingen er avsluttet.