Vi ser nærmere på hva dette betyr for statlige virksomheter som fortsatt utarbeider regnskapet sitt etter kontantprinsippet, samt hvordan virksomhetene praktisk kan forberede seg til overgangen og implementeringen av SRS i egen virksomhet.
SRS består i dag av 11 regnskapsstandarder. Regnskapsstandardene inneholder regler om hvordan statlige virksomheter skal utarbeide og presentere sitt virksomhetsregnskap. Formålet med standardene er å legge til rette for bedre informasjonsgrunnlag for styring av statlige virksomheter. Gjennom bruken av SRS ønsker staten å legge til rette for mer effektiv ressursbruk ved å i større grad koble kostnadsbilde opp mot informasjon om ulike aktiviteter, tjenester og effekter, samt at investeringer nå vil fordeles over levetiden til investeringen, dvs. såkalt «periodisering» over flere år. Man ønsker også å gjøre det enklere å gjennomføre sammenlignbare analyser på tvers av virksomheter og få en bedre oversikt over statens eiendeler.
Det er Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) som har fått formell myndighet til og ansvar for å forvalte de statlige regnskapsstandardene. I dette ligger det at DFØ skal tolke og informere om standardene og gi eventuelle unntak etter begrunnet unntakssøknad.
Finansdepartementet tar stilling til mer prinsipielle problemstillinger og har myndighet til å fastsette bruken av standardene.
Finansdepartementet har fastsatt at alle statlige virksomheter skal utarbeide regnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) fra og med 1. januar 2027, med en innføringsperiode på fem år fra 1. januar 2022. Overgangen innebærer at samtlige statlige virksomheter som i dag regnskapsfører i henhold til kontantprinsippet, over en 5-årsperiode skal implementere de statlige regnskapsstandardene.
Viktig å være godt forberedt
Overgangen til SRS kan være omfattende. Det er derfor viktig å begynne planleggingen så tidlig som mulig. Dette gjelder spesielt for større virksomheter som har betydelige og komplekse balanseposter i regnskapet, og dermed også behov for potensielt flere avklaringer og mer intrikate vurderinger tilknyttet balansen.
For at overgangen til SRS skal være så sømløs som mulig, anbefaler BDO at virksomheten i en tidlig fase etablerer en prosjektgruppe som får hovedansvaret for implementeringsarbeidet. Prosjektgruppen bør starte med å avklare det mest grunnleggende i forkant av faktisk implementeringsarbeid. Dette inkluderer blant annet:
- Vurdere informasjonsbehovet til eksterne brukere av regnskapet
- Dette for å sikre at virksomhetens regnskap etter SRS i størst mulig grad tilpasses informasjons- og styringsbehovet til brukerne av regnskapet.
- Gjøre vurderinger rundt hvilket detaljnivå nytt regnskap skal inneha.
- Dette er spesielt relevant mht. å avklare detaljnivået for kontering på de ulike balansepostene.
- Vurdere klassifiseringsbehovet i nytt, SRS-tilpasset regnskap.
- Dersom virksomheten f.eks. er organisert i ulike enheter, kan det være fornuftig å allokere eiendeler, kostnader og forpliktelser ut ifra organisatoriske egenskaper, fremfor andre egenskaper.
- Gjennomføre en forventningsavklaring med overordnet departement
- Det vil være en fordel å få en forventningsavklaring fra overordnet departement tidlig, slik at virksomheten har klart for seg hva som kreves for å få sin åpningsbalanse godkjent.
Jo tidligere man starter arbeidet med å kartlegge og vurdere disse sentrale forholdene, jo enklere vil faktisk overgang og implementering av SRS være.
Hvordan starte med det praktiske?
Det første praktiske steget som må gjennomføres ved overgang til SRS vil være å opprette en åpningsbalanse. En åpningsbalanse er balansen ved starten av det første regnskapsåret som virksomheten utarbeider etter de nye regnskapsstandardene. Det er viktig å være klar over at for å få sammenligningstall for resultatregnskapet i første regnskapsår, må det også utarbeides en balanse ved begynnelsen av foregående år. Utarbeidelse av åpningsbalansen er nok det viktigste og mest sentrale steget i veien mot å implementere SRS i egen virksomhet. Det er på dette stadiet de mest kritiske vurderingene gjøres.
Ved utarbeidelse av åpningsbalansen vil det være behov for å kartlegge hvilke eiendeler og forpliktelser som eksisterer i virksomheten, avklare klassifiseringer av eiendeler og gjeld, verdsettelse og evt. dekomponering av anleggsmidler og andre eiendeler (prinsippavklaringer).
BDO anbefaler at arbeidet med å utarbeide åpningsbalansen starter senest ett år før obligatorisk implementering i 2027. I større virksomheter med flere avdelinger og virksomhetsområder anbefaler vi også at det utnevnes en representant for hver avdeling som vil være en del av prosjektgruppen. På den måten vil man sikre at man klarer å kartlegge og klassifisere samtlige eiendeler og forpliktelser som foreligger i den enkelte avdeling.
Åpningsbalansen skal sendes til overordnet departement og godkjennes. Fristen for dette er den samme som for avleggelse av hele regnskapet avlagt etter SRS. Det anbefales imidlertid på det sterkeste at åpningsbalansen er godkjent og avlagt senest i første kvartal 2027, slik at regnskapet for 2027 kan utarbeides i sin helhet i henhold til SRS. På den måten vil man slippe å måtte foreta omposteringen over en lengre periode.
Nærmere om åpningsbalansen
Åpningsbalansen er nødvendig for at virksomheten skal vise et rettvisende bilde av sine eiendeler, forpliktelser og mellomværende med staten/statskassen, og for at virksomheten skal kunne avgi et regnskap med periodiserte inntekter og kostnader. Selve balansen danner en viktig kilde til oversikt over virksomhetens eiendeler, forpliktelser og mellomværende med staten/statskassen som er nødvendig i den løpende styringen av virksomheten.
Stegene en virksomhet må gjennom for å etablere en åpningsbalanse iht. SRS fremkommer av figuren under.
Det første steget ved etablering av en åpningsbalanse er å gjennomføre prinsippavklaringer. Med det menes det at virksomheten må foreta overordnede avklaringer tilknyttet blant annet klassifisering, verdsettelse og generelle prinsipper som skal legge grunnlaget for regnskapsavleggelsen.
Skal man f. eks klassifisere alle leieavtaler som operasjonelle leieavtaler i henhold til forenklet metode eller skal en skille mellom finansielle og operasjonelle? Skal utgifter vedrørende bruk av egne ansatte til utvikling av programvare kostnadsføres eller balanseføres? Dette er noen spørsmål som kan være svært nyttig å avklare på et tidlig stadium.
Det neste naturlige steget er å kartlegge eiendeler og gjeldsposter. Dette steget danner et viktig grunnlag for åpningsbalansen, og det er derfor svært viktig at virksomheten går frem på en systematisk og strukturert måte for å kartlegge alle eiendeler og gjeldsposter i virksomheten. Parallelt med kartleggingsjobben er det også anbefalt at man jobber med å klassifisere og verdsette virksomhetens mest sentrale og vesentlige eiendeler. Til slutt kan virksomheten ha fokus på å klassifisere og verdsette andre balanseposter, herunder øvrige eiendeler og gjeldsposter. Balanseposter som er aktuelle å inkludere i dette steget vil typisk være fordringer, bankinnskudd, kortsiktig gjeld, o.l.
Ved gjennomføring av alle steg vil det være svært viktig at man dokumenterer vurderinger og konklusjoner løpende. Virksomheten skal kunne dokumentere hvilke prinsipper som er lagt til grunn ved klassifisering og verdsettelse, samt redegjøre for sentrale beslutninger. Husk at alle vurderingene skal dokumenteres og kunne etterprøves av blant annet revisor ved senere anledninger.
I tiden fremover vil BDO komme med mer dyptgående informasjon og tips om hvordan man praktisk kan innrette seg tilknyttet flere av disse stegene. Ønsker du å vite mer om SRS og praktisk implementering og overgang til standarden allerede nå, kan du gjerne ta kontakt med oss for en uforpliktende samtale.