Behov for å bytte ut styremedlemmer kan oppstå i en rekke situasjoner, og i noen tilfeller er endringen lovpålagt. De nye kravene om kjønnsrepresentasjon i styret krever eksempelvis at justeringer i styret foretas innen 31. desember 2024, dersom selskapet omfattes av regelendringen.
Ikke utsett prosessen etter å ha sett den tilsynelatende lange fristen – du har kanskje ikke så god tid som du tror. Langtekkelige prosesser ved søknad om D-nummer og tilgang til Altinn kan stikke kjepper i hjulene.
Hvorfor trenger man et D-nummer, og hvorfor kan det haste?
Dersom styremedlemmet er utenlandsk og skal registreres med en rolle i et foretak i Norge, må vedkommende ha et norsk D-nummer. Nummeret fungerer på samme måte som et personnummer, og er nødvendig for at styremedlemmet skal kunne oppfylle sine oppgaver.
Blant annet i forbindelse med de nye kravene til kjønnssammensetning i styrer, oppstår problemstillingen om å bytte ut styremedlemmer innen fristen. I år er denne fristen 31. desember, mens for påfølgende år vil fristen være allerede en måned etter ordinær generalforsamling. Dette innebærer at dersom selskapet per 31. desember ser at omsetningskravene er oppfylt, vil man ha nokså kort tid på seg til å både finne passende styrekandidat, og i tillegg få registrert vedkommende i Foretaksregisteret.
Disse kravene gjelder også der det er tale om utenlandske styremedlemmer. Der det nye utenlandske medlemmet ikke allerede har et D-nummer, må dette skaffes og vedkommende registreres innen fristen.
Prosessen med å skaffe et D-nummer er innviklet og tidkrevende, hvilket kan medføre problemer i forbindelse med overholdelse av disse fristene. Er styremedlemmet utenlandsk, bør du derfor beregne ekstra god tid.
Prosessen rundt anskaffelse av et D-nummer
For å registrere et utenlandsk styremedlem er det flere dokumenter som må på plass:
- Generalforsamlingsprotokoll: Protokollen som viser generalforsamlingens valg av styrets medlemmer skal legges ved når endringen skal registreres i Foretaksregisteret. Protokollen må være signert, men i motsetning til de andre dokumentene som her er listet opp, kan generalforsamlingsprotokollen være signert elektronisk eller være en kopi av den signerte protokollen. Originalen trenger ikke å sendes inn til Foretaksregisteret.
- Samordnet registermelding: Dette er meldingen som sendes til Foretaksregisteret for å registrere endringen i styret. I denne meldingen må navn, adresse og personnummer/D-nummer på det nyvalgte styret være oppført. Meldingen skal signeres av hele det nye styret, som ved å signere også bekrefter at de påtar seg vervet.
- Dersom et nyvalgt styremedlem mangler D-nummer: søknad om D-nummer må legges ved. Selve søknadsskjemaet må fylles ut og signeres for hånd. Sammen med denne trenger man en original «bekreftet kopi» ved notarius publicus av gyldige ID-papirer. Disse sendes da inn på papir med de originale signaturene – ingen kopier eller scannede dokumenter er godtatt, så disse må sendes i posten.
- Dersom ikke alle styremedlemmer er tilgjengelig for å signere for hånd på samordnet registermelding: en villighetserklæring som bekrefter at vedkommende påtar seg vervet må legges ved. Denne erklæringen må signeres for hånd, og dette originale dokumentet må da legges ved registermeldingen som erstatning for å ikke kunne signere direkte i meldingen.
Som man kan forstå av oversikten over er det slik at alle dokumenter, med unntak av generalforsamlingsprotokollen, må være de originale signerte dokumentene. Dette må samles i én forsendelse til Foretaksregisteret. Hvis man derfor ser at det er mest praktisk å gjøre en blanding av alle disse dokumentene, bør derfor originalene først sendes til én person/ett sted, som deretter sørger for at disse sendes inn samlet så fort de er på plass.
Ved fysisk innsendelse av samordnet registermelding er saksbehandlingstiden i Foretaksregisteret på minst én måned, i tillegg til at man må medregne tid i postgang. Dette er betraktelig lengre enn for digitale innsendelser, som ofte prosesseres i løpet av et par uker.
Dersom søknaden godkjennes, oversendes D-nummeret som regel per post til søkeren. Også her må det påberegnes noen dagers ventetid grunnet postgang til utlendingens private adresse.
Etterfølgende prosesser
Etter at søknaden om D-nummer er godkjent og vedkommende styremedlem er registrert, må man aktivere ønsket tilgang til ID-porten for å få Altinn-tilgang slik at vedkommende kan se og signere selskapets dokumenter. Aktivering av MinID er som regel den mest praktiske måten for utenlandske styremedlemmer å få tilgang til ID-porten på. Også dette medfører manuelle prosesser som kan ta i overkant av to uker.
Tidkrevende prosess
Den totale prosessen for å få endret et utenlandsk styremedlem kan derfor fort ta flere måneder. Trinnene er tidvis uoversiktlige og behandlingstiden er uforutsigbar, hvilket innebærer at du bør starte i god tid for å sikre overholdelse av eventuelle frister.
Les også: