Skal din virksomhet omorganisere eller restrukturere? Er nedbemanning aktuelt? Da er det viktig med en formriktig prosess, både for å unngå å havne i ansvar og for å ivareta medarbeiderne.
En oppsigelse rammer hardt, og det er strenge krav og vilkår knyttet til prosessen som kan lede fram til at arbeidsgiver kan si opp en ansatt.
I denne bloggen får du konkrete råd om hvordan en korrekt og ryddig nedbemanning gjennomføres. I tillegg gjennomgår vi de nye reglene som trådte i kraft 1. januar i år, som har konsekvenser for fremgangsmåten ved nedbemanning i konsern.
Hva er nedbemanning?
Nedbemanning innebærer at virksomheten reduserer antall årsverk, og kan være et av flere ledd i en omorganiseringsprosess. Men en nedbemanning er ikke en automatisk eller nødvendig følge av en omorganiseringsprosess.
Arbeidsgiver har i kraft av styringsretten rett til å ta avgjørelser om nedleggelse av virksomheten eller fortsatt drift med færre ansatte. Fordi en slik avgjørelse får stor betydning for de ansatte, setter arbeidsmiljøloven og tariffavtaler opp krav til prosessen og skranker for når arbeidsgiver kan gå til det skrittet å si opp ansatte som følge av en nedbemanning.
Hvordan kan en nedbemanningsprosess se ut?
1. Prosessen må planlegges
En korrekt nedbemanningsprosess krever gode forberedelser og involvering av de ansatte og deres representanter. Spesielt gjelder dette når man snakker om en omorganisering som kan innebære oppsigelse. Start i god tid, og lag en tidsplan hvor dere identifiserer når og hvordan dere skal gå frem for de ulike skrittene.
En god prosess bidrar til å skape forståelse blant ansatte, og dermed mindre uro. Det kan også redusere risikoen for etterfølgende prosesser om gyldigheten av oppsigelsen.
For å kunne nedbemanne, må du ha et saklig behov for å redusere antallet årsverk. Dette må dokumenteres. Bruk derfor god tid på å avklare og begrunne følgende:
- Hvorfor er det behov for å foreta en omorganisering i virksomheten?
- Hva ønsker man å oppnå med omorganiseringen?
- Hvilke konsekvenser vil omorganiseringen kunne medføre?
- Hvordan skal prosessen skje og hvordan vil ny organisasjon se ut?
- Hvilken tidsperiode skal omorganiseringen gjennomføres?
2. Drøftelse
Deretter er det drøftelser med de tillitsvalgte som må gjennomføres, og AMU må kobles på der det finnes. Kapittel 8 i arbeidsmiljøloven regulerer informasjon og drøfting med de tillitsvalgte. Dette er også krav som følger av tariffavtaler. Merk at drøftelsene må på plass før virksomheten tar beslutning om nedbemanning.
Det er flere forhold som må drøftes. Blant annet behov for nedbemanning, omfang, alternative tiltak, krets og kriterier. Det kan være flere runder med drøftelser.
3. Beslutning og informasjon
Når virksomheten har gjennomført drøftinger med tillitsvalgte, må det besluttes og gis informasjon til de ansatte. Det må treffes en endelig beslutning om å sette i verk en omorganisering og nedbemanning, og om hvilke prinsipper som skal gjelde for utvelgelsen. Hvem som skal fatte beslutningen beror blant annet på selskapets størrelse og styringsstruktur. Før virksomheten starter med selve nedbemanningen, må det informeres til de ansatte om at virksomheten går inn i en nedbemanningsprosess.
4. Utvelgelse
Hvis virksomheten ser at det er behov for å redusere antall årsverk, må arbeidsgiver starte den formelle prosessen som fører oss over til krav om saklig utvelgelse.
Dersom ikke alle ansatte i virksomheten skal sies opp, må det gjøres en saklig utvelgelse blant de ansatte. Arbeidsgiver må innledningsvis identifisere hvilke stillinger som må nedbemannes. Arbeidsgiver kan ikke velge fritt hvilke arbeidstakere som må gå. Arbeidsgiver er bundet av regler om utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier.
Utvelgelseskrets betegner gruppen av arbeidstakere som skal vurderes opp mot hverandre i nedbemanningsprosessen. Hovedregelen er at utvelgelses- kretsen er hele virksomheten, men det følger av rettspraksis at utvalgskretsen kan være snevrere hvis det er saklig begrunnet. I tillegg til saklig utvalgskrets, må arbeidsgiver forholde seg til saklige utvelgelseskriterier.
Utvelgelseskriterier er kriterier arbeidsgiver legger til grunn for utvelgelsen av hvilke arbeidstakere innenfor utvalgskretsen som skal sies opp. Utvelgelseskriterier kan eksempelvis være ansiennitet, kompetanse og sosiale forhold.
5. Vurder annet passende arbeid
Arbeidsgiver må vurdere om virksomheten har et annet passende arbeid som kan tilbys de ansatte arbeidsgiver vurderer er overtallige. Hvis arbeidsgiver har slikt arbeid, kan man ikke nedbemanne. Med de nye konsernreglene betyr det som hovedregel at det skal tilbys annet passende arbeid i hele konsernet, selv om utvelgelseskretsen er begrenset. Det er viktig å huske på at dette er sekundære rettigheter. Først undersøker man i eget selskap før man ser på de øvrige selskapene i konsernet.
Videre gjelder reglene innenfor landegrensene. Det vil si at man ser ikke etter stillinger i virksomheter i andre land. I tillegg er det ledige stillinger man plikter å tilby. Gjennom hele nedbemanningsprosessen må det løpende vurderes om det finnes et annet passende arbeid.
6. Gjennomføringen
Før arbeidsgiver treffer endelig beslutning om oppsigelse, må det gjennomføres drøftingsmøter med hver enkelt ansatt som vurderes oppsagt. Det er de samme reglene for oppsigelse som også gjelder ved oppsigelse i forbindelse med nedbemanning.
Noen gode råd avslutningsvis
- Husk å dokumentere alle stegene underveis. Ta innspill fra tillitsvalgte på alvor, sørg for god dialog og god informasjon underveis med de ansatte og tillitsvalgte, overhold personvernregelverket og ikke minst sett av ressurser for å sikre arbeidsmiljøet for de som eventuelt blir igjen.
- Planlegg prosessen godt og sett av nok tid. Å trå feil kan bli dyrt. Ansatte som er uriktig oppsagt kan kreve erstatning, en dårlig håndtert nedbemanningsprosess kan føre til omdømmetap og en slik prosess vil også kunne ha uheldige konsekvenser for de som eventuelt blir igjen etter en slik prosess.
- I tillegg vil en uriktig nedbemanningsprosess føre til forsinkelser og bli mer administrativt krevende.
- Videre er det viktig å involvere de tillitsvalgte eller ansatte representant tidlig. Enighet mellom partene er et vektig moment i vurdering av om oppsigelsen er saklig, dersom domstolene i ettertid skal vurdere oppsigelsens gyldighet.
- Vurder tiltak som er mindre inngripende for arbeidstakere, eksempelvis permittering. Gjør alltid en vurdering av om det finnes annet passende arbeid for arbeidstaker. En annen type stilling er ofte et langt bedre alternativ for den ansatte enn å miste arbeidet.
Les også: