I begynnelsen av mars mottok imidlertid flere ideelle organisasjoner brev om praksisendring fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret som medførte at opplysningene om prokura ble fjernet - uten forhåndsvarsel. Har din stiftelse eller forening mottatt brevet? Hva innebærer endringen for din organisasjon?
Hva er prokura?
Prokura er en omfattende fullmakt som gir prokuristen rett til å opptre på vegne av organisasjonen og signere i forbindelse med den daglige driften, uten behov for særskilt fullmakt fra styret.
Prokuraloven § 1 bestemmer at dersom en næringsdrivende har gitt noen en fullmakt benevnt som «prokura» eller på annen måte betegnet noen som sin «prokurist», har vedkommende myndighet til å opptre på vegne av foretaket i alt som hører til driften. Prokura omfatter ikke overdragelse eller beheftelse av foretakets faste eiendom eller løsøre som kan registreres i skipsregisteret eller luftfartøyregisteret, eller opptre på foretakets vegne i søksmål. Prokuraloven henviser til bestemmelsene i foretaksregisterloven.
Hva innebærer praksisendringen?
Foreninger og stiftelser mv. som driver næringsvirksomhet skal som vanlig registreres i Foretaksregisteret, hvor det er adgang til å registrere prokura. Allmennyttige foreninger, stiftelser og andre innretninger som ikke driver næringsvirksomhet skal ikke registreres i Foretaksregisteret, kun i Enhetsregisteret.
Selv om Enhetsregisterloven også åpner for registrering av prokura, er det som nevnt bestemmelsene i foretaksregisterloven som prokuraloven henviser til. Dette synes å være bakgrunnen for Brønnøysundregistrenes praksisendring om at prokura ikke lenger kan registreres på innretninger som ikke driver næringsvirksomhet.
Til tross for at nevnte innretninger har fått prokuraopplysningene sine fjernet, betyr ikke det at foreninger og stiftelser ikke kan la seg bli representert utad.
Hvilke regler gjelder nå og hva bør foretaket gjøre?
De som tildeles signaturrett fra styret, kan opptre på vegne av organisasjonen. For stiftelser er dette som utgangspunkt styret i fellesskap og eventuelt daglig leder. For foreninger kan signaturrett også gis til navngitte ansatte.
Styret kan vurdere om de som har hatt prokura tidligere, i stedet skal tildeles signaturrett. Signaturrett kan gis på bakgrunn av rolle eller styret kan gi en navngitt person adgang til å opptre på vegne av foretaket. Det er imidlertid viktig å merke seg at signaturretten er en utvidet fullmakt sammenlignet med prokura. Det innebærer at en signaturberettiget har adgang til å inngå visse avtaler som prokuristen ikke har. Foretaket bør av den grunn undersøke om vedtektene inneholder begrensninger knyttet til hvem som kan tildeles signaturrett.
Den som er registrert med en representasjonsrett er utad legitimert til å opptre på vegne av foretaket. En tredjepart i god tro vil derfor kunne hevde at en avtale er gyldig selv om representanten ikke lenger har tilknytning til foretaket. Husk derfor å fjerne fullmakter når grunnlaget for disse opphører.