Digitalisering har blitt en viktig del av hverdagen for mange mennesker og bedrifter, og har med dette ført til innføring av en rekke lovpålagte digitaliseringskrav. Kravene kan av noen oppfattes som en plikt og en byrde, men gir også spennende og nyskapende muligheter for mange virksomheter.
SAF-T, lovpålagt digitalisering for bokføringspliktige i Norge
Kort oppsummert ble SAF-T kravet introdusert av Skatteetaten med formål om å standardisere rapporteringen av økonomiske data til skattemyndighetene. Under SAF-T paraplyen faller en rekke krav som har blitt innført de siste årene, samt nye forslag som omfattes av overordnet standard, blant annet:
• SAF-T regnskap (1. januar 2020), utveksling av økonomiske data fra ERP-system til skattemyndighetene i XML.
• Ny digital MVA-melding (1. januar 2022), rapportering av MVA-meldingen basert på standard SAF-T MVA-koder.
• Skattemelding for næringsdrivende, rapportert digitalt gjennom regnskaps- eller årsoppgjørssystem, vil være nødvendig fra og med 2024 (for inntektsåret 2023). Har du mulighet tilå koble opp skattemeldingen mot standardisert SAF-T kontoplan, kan det gi gode analysemuligheter. Eksempelvis innenfor bærekraftsrapportering, hvor standardkodene kan benyttes til å måle en virksomhets klimapåvirkning mot gitte måleparametere.
• Opplysningsplikt om salgs- og kjøpstransaksjoner basert på overordnet SAF-T standard. Det er foreløpig uvisst når dette vil bli aktuelt.
Dette innebærer i korte trekk at bedrifter som omfattes av kravene over, leverer en rekke økonomiske data i et standardisert format, noe som bidrar til å øke transparensen og standardisere utvekslingen av finansielle data.
Bærekraftsrapportering og den digitale reisen
Bærekraft er et viktig fokusområde for både offentlige og private aktører i næringslivet, ettersom det synliggjør virksomhetenes innvirkning på både samfunn og miljø. Men er det nok å si at bærekraft er en del av virksomhetsstyringen i bedriften (gjennom styrende policyer, prosedyrer og retningslinjer), eller kan initiativer knyttet til bærekraft også måles i tall?
Krav knyttet til bærekraftsrapportering blir stadig tydeligere, spesielt ved fremhevingen av kvalitative måloppnåelser. Et konkret eksempel er Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) som ble vedtatt av EU-parlamentet den 10. november 2022. Bærekraftsdirektivet vil etter all sannsynlighet gjelde for alle store konsern, samt foretak med verdipapirer notert på et regulert marked i EU. I første omgang vil rapporteringsplikten kun gjelde børsnoterte foretak for regnskapsåret 2024, samt aktører innenfor finanssektoren. Det er imidlertid naturlig at rapporteringsplikten vil utvikle seg til å gjelde et bredere spekter av aktører i årene som kommer.
Det finnes ulike digitale muligheter for å rapportere på CSRD avhengig av bedriftens størrelse og behov. Ett eksempel er ved bruk av standard SAF-T filer, ettersom disse inneholder relevante opplysninger som kan hjelpe med bærekraftsrapporteringen. Blant annet ved:
• Oversikt over finansielle transaksjoner med leverandører og kunder.
• Kontroll av motparter.
• Standardiserte kontoer og koder.
Mer om hvordan du kan bruke standard SAF-T filer for å forenkle bærekraftsrapporteringen, kan du lese om her.
Krav til elektronisk fakturering
En annen form for lovpålagt digitalisering er kravene til elektronisk fakturering. Selger du til en offentlig virksomhet vil det kreve at du sender faktura elektronisk for innkjøp som er omfattet av anskaffelsesloven. Fakturaer i «Elektronisk handelsformat», kjent som EHF, effektiviserer ikke bare utvekslingen av fakturainformasjon, men gir også muligheten til å utarbeide relevante analyser basert på det standardiserte formatet.
Elektronisk fakturering er ikke minst ressurs- og tidsbesparende, samt positivt for miljøet, ettersom både CO2-utslipp og mengde papiravfall blir redusert. Det er foreløpig ikke kjent når dette vil gjelde for alle virksomheter, men kanskje vil dette også gjelde for din virksomhet i tiden som kommer.
En spennende tid i vente
Alt i alt er lovpålagt digitalisering en viktig del av utviklingen i næringslivet fremover. Kravene bidrar til å sikre at bedrifter og offentlige virksomheter har gode digitale rutiner på plass, og at de kan levere viktig informasjon på en trygg og effektiv måte. Selv om det kan være utfordrende å sette seg inn i kravene, er det viktig at virksomhetene tar dem på alvor for å kunne konkurrere i den digitale verdenen vi lever i. Det er også viktig å merke seg at lovpålagt digitalisering ofte bidrar til å øke effektiviteten og transparensen i næringslivet, samtidig som det og åpner dørene for gode analysemuligheter på standard dataformat.
Med et stadig økende taktskifte i mengde data som blir utvekslet, nye digitale verktøy og hyppighet i utvikling av rapporteringsmuligheter, vil tiden fremover bli spennende og ikke minst skape nye muligheter for virksomheter i Norge. Det er viktig at bedriftene holder seg oppdatert på eventuelle endringer, slik at de kan tilpasse seg kravene og sørge for at de har gode digitale rutiner på plass. Dette kan også være en god anledning til å vurdere om det er mulig å digitalisere ytterligere rutiner og prosesser i virksomheten, for å øke effektiviteten ytterligere.