Det å være arbeidsgiver er et stort ansvar, som også innebærer mange plikter. Loven stiller stadig strengere krav, og det kan tidvis oppleves uoversiktlig å holde seg oppdatert. Ansatte har også høyere forventninger til at HR legger alt til rette. Vi vet også at i svært mange SMB-bedrifter så mangler det dedikerte HR-rådgivere, og det kan medføre at en allerede presset leder gjør HR-arbeidet med venstrehånden. Hos noen legges mye av arbeidet på en allerede sårbar lønnsfunksjon.
Så hva må vi ha på plass, og hva er kjekt å ha?
Ansettelser - hvilke vurderinger må du ta?
Hvis vi ser for oss «ansattelivsløpet» starter det alltid med en ansettelse.Når du skal ansette nye personer må du vurdere hva slags ansettelser du har behov for. Å ansette nye medarbeidere innebærer en stor investering. Innimellom kan det være fristende å ansette midlertidig for å «prøve ut den ansatte», men det er ikke tillatt i Norge. Dersom du skal ansette til permanente arbeidsoppgaver, må du også ansette fast. Det er hovedregelen. Dersom det er midlertidige oppgaver du skal ha løst, eller at arbeidet er i stedet for en annen (vikariat), kan du gjøre en midlertidig ansettelse for en gitt periode, jf. AML § 14-9 (2).
I hovedsak bestemmer du selv hvem du ønsker å ansette, men det er viktig å merke seg at det som hovedregel ikke er lov til å diskriminere søkere på grunn av graviditet, kjønn, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder, politisk syn, medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner , og andre vesentlige forhold ved en person.
Ansettelsesprosessen er førsteinntrykket ansatte får av deg som leder og selskapet ditt som arbeidsgiver. Det er derfor viktig å være ryddig hele veien, slik at den ansatte opplever seg trygg og godt ivaretatt, og får lyst til å jobbe for din bedrift. Gjennom fornøyde ansatte oppnår du den beste «employer-brandingen»!
Arbeidsavtalen er starten på et godt forhold
Dette er den juridiske avtalen mellom ditt selskap, som er den ene avtaleparten, og den ansatte som er den andre avtaleparten. Arbeidsavtalen må være skriftlig, og skal regulere hva dere har blitt enige om. Arbeidsmiljølovens § 14-9 (6) regulerer også hva en arbeidsavtale minimum må inneholde. Det er også lurt å tenke på at arbeidsavtalen ikke bør være så spesifikk at du som arbeidsgiver mister all din fleksibilitet. Ditt handlingsrom vil kunne begrenses av arbeidsavtalen, eventuelle tariffavtaler og selvsagt av arbeidsrettslige lover og regler.
Et tips: Det er et punkt i arbeidsavtalen hvor mange arbeidsgivere opererer i gråsonen, og det handler om punktet om «Ledende eller særlig uavhengig stilling». Dersom man plasserer en ansatt i denne kategorien, er de unntatt arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid, og tilkommer heller ikke overtidsbetaling. Mange arbeidsgivere opplever dette som en lettvint løsning hvor de gjerne gir litt høyere lønn enn de ellers ville ha gjort, og slipper de uforutsette utgiftene til overtidsgodtgjørelse. Her må man imidlertid vokte seg vel, og sørge for at stillingen du besetter faktisk er ledende eller særlig uavhengig i juridisk forstand. Lovgiver stiller strenge krav til dette. Gjør du en feilvurdering her, kan du i ytterste konsekvens bli nødt til å betale overtidstillegg hvis den ansatte går til retten og du som arbeidsgiver havner i ansvar. Husk at du som arbeidsgiver ikke er fritatt for å sørge for en forsvarlig arbeidsbelastning, selv om den ansatte unntas fra arbeidstidsbestemmelsene på grunn av at man har en ledende eller særlig uavhengig stilling .
Overtid skal alltid være pålagt eller godkjennes av leder, og skal bare utføres i særlige tilfeller, innenfor arbeidsmiljølovens rammer. Dette betyr at kostnaden ikke trenger å være så uforutsigbar som du kanskje bekymrer deg for. Husk også at du kan benytte deg av mertid som er differansen mellom avtalt arbeidstid og alminnelig arbeidstid. Det er først ved arbeid over alminnelige arbeidstid etter arbeidsmiljøloven man plikter å betale overtidstillegg, såfremt ikke partene har avtalt bedre rettigheter i egen avtale eller tariffavtale.
Bruk av prøvetid
Som nevnt er det mange arbeidsgivere som synes det er risikabelt å ansette noen permanent, og ønsker derfor å «prøve kandidatene ut» litt først.
Prøvetiden som dere avtaler i arbeidsavtalen er ment for nettopp dette, slik at både den ansatte og du som arbeidsgiver kan prøve ut hverandre, og finne ut om dere ønsker å fortsette sammen. Det er også en kortere gjensidig oppsigelsestid i prøvetiden. Merk deg at hvis prøvetiden skal ha en funksjon, må du følge opp den ansatte tett gjennom hele prøveperioden. Du vil ikke komme noen vei juridisk hvis du bestemmer deg å si vedkommende opp en uke før prøvetiden går ut fordi den ansatte ikke presterte etter dine forventninger, når du har ikke gjort noe for å hjelpe den ansatte til å lykkes, - ei heller dokumentert det .
Les gjerne mer om dette her.
Mitt råd til deg er å ha jevnlige møter med nyansatte hvor dere drøfter hvordan det går, dokumenterer hva slags opplæring som er gitt, og hvordan ansatte tilpasser seg sin nye jobb. Dette vil øke sjansen for å lykkes i å spille den nyansatte god og at arbeidsforholdet vil vare.
Dersom du kommer i en situasjon ved prøvetidens utløp og den ansatte ikke klarer å tilpasse seg arbeidet som forventet, er det mulig å se til et opphør av arbeidsavtalen, men loven stiller strenge krav til saklighet, på lik linje som etter prøvetidens utløp. Mange ledere har en oppfatning av at det er lett å bli kvitt en ansatt i prøvetiden. Det er imidlertid riktig at det kreves mindre når en ønsker å si opp en nyansatt i prøvetid på grunn av manglende tilpasning, faglighet eller pålitelighet, men saklighetskravet og hva du har gjort underveis som arbeidsgiver for at den ansatte skal lykkes, er likevel strengt.
Pensjon og forsikring
Fra januar 2022 plikter du som arbeidsgiver å spare minimum 2% av de ansatte sin lønn til pensjonssparing fra første krone. Minstekravet til 20% stilling er fjernet. Det samme er unntaksreglene om sesongarbeidere.
Du er også pliktig til å tegne en yrkesskadeforsikring for dine ansatte. Forsikringen skal gi erstatning for skader og sykdommer påført i forbindelse med jobb, og har til hensikt å dekke tap, utgifter og eventuell erstatning i forbindelse med skade eller sykdom.
Lønn, skatt, arbeidsgiveravgift
Lønn til dine ansatte settes av deg som arbeidsgiver. Husk at det kom en lovendring fra 01 januar 2022 som gjorde lønnstyveri straffbart. Straff for lønnstyveri vil kunne ramme arbeidsgivere som bevisst og for egen eller andres vinning unnlater å betale avtalt eller lovbestemt lønn eller annen godtgjørelse. Du er også selvsagt pålagt å trekke skatt, betale arbeidsgiveravgift samt å sørge for at alle arbeidsforhold rapporteres månedlig via A-meldingen.
Sykepenger og oppfølging
Ansatte blir syke fra tid til annen, og vi må alltid regne med sykefravær når vi har ansatte. Egenmelding på grunn av egen sykdom kan brukes i opptil tre kalenderdager om gangen, opptil fire ganger i løpet av ett år, som et minimum. Du kan også velge å ha en utvidet rett til egenmelding.
Dersom det er snakk om sykemelding så er du pliktig til å betale sykepenger de første 16 dagene, også det vi kaller arbeidsgiverperioden. Etter de 16 dagene har gått, er det NAV som tar over det økonomiske ansvaret. Du som arbeidsgiver er likevel pliktig til å følge opp den ansatte tett, og tilrettelegge med det formål at den ansatte skal komme tilbake. Senest etter 4 uker skal det utarbeides en oppfølgingsplan hvor du som leder og den sykemeldte gjør en vurdering på muligheter og begrensninger for at den ansatte helt eller delvis skal komme tilbake. Ved 100% sykemelding skal arbeidsgiver innkalle til et dialogmøte etter 7 uker. Senest etter 26 uker vil NAV-kontoret innkalle den sykemeldte og deg som leder til et dialogmøte 2, hvor dere begge har møteplikt. Sykemelder deltar hvis NAV ønsker det. 52 uker er makstid for sykepenger, og NAV vurderer rettighetene og behov for tiltak. Så lenge den sykemeldte er ansatt, skal arbeidsgiver fortsatt følge opp og legge til rette, også etter at AAP er innvilget.
De ansatte må ta ut ferie også ved skifte av arbeidsgiver
Ferieloven regulerer ferieavvikling, både når det gjelder plassering av ferien og lengde. De ansatte har både rett og plikt til å ta ut ferie, også når man skifter arbeidsgiver. Det kan være tariffavtaler som tilsier at ferien er lenger, men den lovbestemte ferien er 25 virkedager, hvor lørdager regnes som virkedager. Arbeidstaker kan kun nekte å ta ut ferie dersom feriepengene de har opptjent hos tidligere arbeidsgiver ikke dekker lønnsbortfallet under ferien. Konsekvensen av å ikke sørge for at ansatte tar ut full ferie, kan i ytterste konsekvens medføre erstatningsplikt.
Må jeg ha personalhåndbok og skriftlige rutiner?
Det er ingen som pålegger arbeidsgivere å ha en personalhåndbok, men når spørsmålene strømmer på fra dine ansatte, vil du spare deg selv for mye tid og krefter hvis du har definert hva som gjelder èn gang, i stedet for å ta en vurdering hver gang spørsmålene dukker opp. Det kan føre til at du behandler dine ansatte forskjellig, selv om du egentlig ikke har ment å gjøre det. Når ansatte opplever seg urettferdig behandlet, blir det fort uro, og dette tar fokuset vekk fra arbeidet. En personalhåndbok vil hjelpe deg å ta stilling til de vanligste sakene med en gang, og det oppleves ryddig for både ledere og ansatte.
Varslingsrutiner
Rutiner for varsling er du i henhold til arbeidsmiljøloven § 2 A-6 pålagt å utarbeide dersom du jevnlig sysselsetter mer enn fem ansatte, eller at det er andre forhold i virksomheten som tilsier at du bør ha det. Disse skal være skriftlige, og inneholde minst en oppfordring om å varsle ved kritikkverdige forhold, fremgangsmåte ved varsling, fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og
oppfølging av varslet. Disse skal gjøres lett tilgjengelig for de ansatte. Mitt tips til her er å tydeliggjøre i rutinen hva som er forskjellen på en varslingssak, hva som er et avvik og hva som er en personalsak. Dette kan noen ganger være litt vanskelig å skille imellom, selv for den mest erfarne leder.
Driv systematisk HMS arbeid
Gjennom arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften har du et ansvar for at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og at gjeldende lover og tilhørende forskrifter etterleves. Dette punktet går vi ikke nærmere inn på, men det er viktig at du som arbeidsgiver setter deg inn i hva som gjelder for deg og får på plass nødvendige rutiner for HMS-arbeidet.
HR passer liksom aldri inn i en travel hverdag!
Det er en del å tenke på, og listen er ikke uttømmende. Det å være leder innebærer å ta på seg en rolle med mange ansvarsområder som det er viktig å være bevisst på. Vår anbefaling til deg som leder er å få dette på plass så tidlig som mulig. Det er alltid verre å ta tak i når bedriften har vokst seg mellomstor, og du begynner å ha mange ansatte.
Vi vet at hos mange små- og mellomstore bedrifter sjonglerer ledere rollen som lønnsansvarlig, HMS-ansvarlig og HR-rådgiver, og at dette er krevende. Kanskje har du ikke behov for en HR-rådgiver i 100% stilling, men har du tenkt på at det er mulig å outsource HR-funksjonen?
I BDO er vi rigget for å gi deg bistand og råd på disse utfordringene. Du kan lese mer om hva vi kan gjøre for deg her.
Ta kontakt med oss i dag, så kan vi gi deg råd på veien!