Det er mange aktører som leverer input til lønn. Og mange fagområder som påvirker lønnsutbetalingen. For ikke å snakke om stadige endringer i regelverk. Det er tidkrevende, men viktig, å holde seg oppdatert. Nå i starten av året, vil det være tidsbesparende å bruke tid på å få et overblikk over virksomheten din og planlegge for det du vet kan komme.
Interne avklaringer og bevisstgjøring av beslutningstakere
Medarbeidere som sitter med lønnsproduksjonen og vurderer håndtering av de ulike transer til lønnskjøringen, er ofte ikke involvert i forkant av beslutninger. God internkommunikasjon er derfor nødvendig for å unngå unødvendig merarbeid. Innberetning av lønn følger kontantprinsippet, og korrigeringer skal som hovedregel gjøres i den perioden fordelen ble gitt. Noen eksempler de fleste virksomheter bør ha avklart tidlig på året er:
- Gaver til ansatte. Har deres virksomhet planer om å benytte maksbeløpet på kr 5000 for generelle gaver? Sett så opp en oversikt nå over hva som vanligvis gis ut gjennom året til påske, jul etc. Restbeløpet kan for eksempel benyttes til å gi bort ulike ansattfordeler skattefritt. Ansatte sparer skatt, og virksomheten får redusert sine kostnader til arbeidsgiveravgift.
- Rutine rundt fravær og faste godtgjørelser til ansatte. Kartlegg hvilke godtgjørelser ansatte har, og kommuniser ut hvilke som eventuelt bortfaller ved ulike typer fravær. Slik kommunikasjon er ryddig for alle parter, og god personalpolitikk.
- Fast bilgodtgjørelse. Avregning på ansatte med fast bilgodtgjørelse gjøres for mange i slutten av året. For å unngå en stor avregning ved årsslutt, vil det være en fordel å avregne oftere, eller legge opp en estimert fordeling mellom privat- og yrkeskjøring.
Mangler ansatte skattekort?
Det hender seg at ansatte mangler skattekort i januar. I slike tilfeller benyttes skattekort for desember året før. Utfordringen kommer nå i februar hvis ansatt fortsatt ikke har skattekort tilgjengelig. Det skal da beregnes 50 % skattetrekk i februar, samt at januar også skal ha 50 % beregning og må korrigeres. Dette håndteres automatisk i en del lønnssystem.
Fravær og ferie
Har virksomheten kontroll på ansattes bruk av egenmeldinger og sykt barn dager? Disse to fraværene er betalt av arbeidsgiver, men behandles ulikt. Det er følgelig viktig å ha et system for registrering og oversikt, samt rutine for varsler til ansatte ved maksimalt forbruk. Sykt barn-dager følger kalenderåret, og gjelder til og med det året barnet fyller 12 år. Egenmeldinger gir rettigheter i en løpende 12-måneders periode, uavhengig av om virksomheten følger folketrygdens regler eller IA-ordningen.
Feriesaldoer per ansatt er det også viktig å ha oversikt over allerede nå. Arbeidsgiver skal påse at ansatte tar ut ferie, og feriedager til gode overføres i sin helhet til neste år. Mer om uttak og overføring av ferie kan du lese her.
Feriesaldoer må derfor være tilgjengelig for ansatt og leder slik at det kan settes opp en gjennomførbar plan for uttak av feriedager til gode.
Regjeringens forslag om utviding av selvstendig uttaksrett for far/medmor fra 8 til 10 uker fra august 2024, vil også kunne påvirke lønn. Det er foreslått at det skal finansieres med å redusere ytelsen til 90 % for 8 av 10 uker. Hvordan påvirker det virksomhetens rutiner om foreldrepenger forskutteres?
Nytt rundt reisesatser for året
- Reisesatser er endret for 2024. Både statens satser og de trekkfrie. De fleste reiseregningssystem håndterer oppdatering av dette.
- Reiser i utlandet, når avtalen sier at virksomheten følger statens særavtale, skal fra 2024 utbetales i lokal valuta for aktuell dag. Tidligere ble det her benyttet fast kurs. Dette ble vedtatt i 2022, med iverksettelse nå slik at systemleverandører skulle få tid til å tilpasse seg endringen. Merk at dette er begrenset til de ulike valutaene Norges Bank daglig følger kursen på.
Et år uten utfordringer og uforutsette hendelser er vel en utopi! Men internt handler det om å spille hverandre god. God internkommunikasjon og gode rutiner gjør alle parter i stand til å være noe i forkant i den daglige driften.
Les også:
Blogg om ferie og feriepenger