Blogg: Nye regler om oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet

Elektronisk regnskapsmateriale kan nå oppbevares i et annet EØS-land, Storbritannia eller Sveits uten å møtte søke skattekontoret om dispensasjon. Oppbevaring i andre land krever dispensasjon fra skattekontoret.

Hovedregelen i bokføringsloven er at regnskapsmaterialet skal oppbevares i Norge. Ved elektronisk oppbevaring forstås dette slik at den fysiske serveren må befinne seg på en adresse i Norge.

Tidligere var det et forskriftsbestemt unntak fra kravet om oppbevaring i Norge, som under nærmere forutsetninger tillot oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale i Danmark, Finland, Island eller Sverige. 

Denne adgangen til elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale i utlandet, er fra og med 27. januar 2025 utvidet til også å gjelde alle andre EØS-land, Storbritannia og Sveits.

Vi har tidligere skrevet om høringsforslaget til de nye reglene, se bloggen Forslag om økt adgang til oppbevaring i utlandet.

I det videre skal vi nærmere på hvordan de nye reglene faktisk har blitt.

 

Hva er det som kan oppbevares i EØS-land, Storbritannia eller Sveits?

Reglene omfatter et bokføringspliktig foretaks oppbevaringspliktige regnskapsmateriale. 

Noen av de vanligste eksemplene er:

  • selve bokføringen i regnskapssystemet («hovedbok og reskontroer»)
  • bilagene til bokføringen (dokumentasjonen)
  • dokumentasjon av balansen i forbindelse med årsoppgjøret
  • årsregnskap, skattemelding, mva-meldinger og a-meldinger (såkalt «pliktig regnskapsrapportering»)

Det er kun regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk, som under nærmere forutsetninger kan oppbevares i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits. Regnskapsmateriale på papir skal alltid oppbevares i Norge. 

 

Melding til skattekontoret

Det kreves ikke søknad om dispensasjon for å kunne oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits.

Den bokføringspliktige skal imidlertid skriftlig informere skattekontoret om følgende tre forhold:

  • 1.    Hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet

Ovenfor så vi på hva som anses som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. I meldingen til skattekontoret skal det opplyses om hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits. Dette kan være selve bokføringen, bilagene, dokumentasjonen av balansen, den pliktige regnskapsrapporteringen og/eller annet regnskapsmateriale.

  • 2.    Hvor regnskapsmaterialet oppbevares

Det er i utgangspunktet krav om at meldingen til skattekontoret skal angi selskapsnavn og adresse til det stedet hvor det elektroniske regnskapsmaterialet. skal oppbevares, altså stedet der serverne er plassert. Senere endringer i oppbevaringssted må meldes til skattekontoret på samme måte. Det antas at leverandøren av oppbevaringsløsningen om nødvendig kan opplyse serveradressen direkte til skattekontoret. Informasjonen vil behandles konfidensielt.

Det er likevel ikke nødvendig å oppgi adresse til serverplassering hvis det i meldingen bekreftes at det er inngått en avtale med leverandøren av oppbevaringsløsningen som regulerer og sikrer norske myndigheters tilgang til regnskapsmaterialet. I slike tilfeller må meldingen i stedet angi hvem som er leverandør av oppbevaringsløsningen og i hvilket land oppbevaringen finner sted.

  • 3.    Hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmaterialet

Dette kravet oppfylles vanligvis ved å opplyse om en forretningsadresse i Norge hvor det finnes en PC med nødvendige tilganger (nettverk, brukernavn og passord mv.), slik at offentlige kontrollmyndigheter kan koble seg på serveren i utlandet og få tilgang til regnskapsmaterialet.

Meldingen til skattekontoret kan sendes elektronisk gjennom kontaktskjema på skatteetatens nettsider (Altinn-løsning). Det er også mulig å sende meldingen på papir til Skattekontoret, Divisjon Brukerdialog, Postboks 9200 Grønland, 0134 Oslo.

 

Elektronisk tilgjengelighet ved kontroll i Norge

Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form i Norge i hele oppbevaringsperioden. Dette løses ved å ivareta den tilgangen som offentlige kontrollmyndigheter skal ha til å koble seg på serveren i utlandet fra en adresse i Norge, jf. ovenfor.

Regnskapsmaterialet skal i utgangspunktet også kunne skrives ut på papir fra en terminal eller lignende i Norge i hele oppbevaringsperioden. Hvis regnskapsmaterialet kan overføres elektronisk til Skatteetaten, antas dette likevel å være likestilt med utskrift på papir i praksis.

Vi minner om at både den bokføringspliktige selv og tredjeparter som helt eller delvis har påtatt seg å foreta bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale på vegne av den bokføringspliktige, skal gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmaterialet og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette.

 

Samme regler for sikkerhetskopien som for originalen

Det skal alltid foreligge en sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale. Reglene om oppbevaringssted gjelder tilsvarende for sikkerhetskopien som for originalen.

Dette innebærer at det også er anledning til å oppbevare sikkerhetskopien av det elektroniske regnskapsmaterialet i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits. I meldingen til skattekontoret må det i så fall spesifiseres at også sikkerhetskopien omfattes av oppbevaringen i utlandet.

 

Omfatter også regnskapsmateriale for tidligere år

Adgangen til elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits, trådte i kraft 27. januar 2025. Skattedirektoratet har imidlertid opplyst at endringen får anvendelse også for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale for tidligere regnskapsperioder.

 

Norske bokføringsregler gjelder uansett

Norske bokføringsregler gjelder fullt ut selv om den elektroniske oppbevaringen av regnskapsmaterialet, og eventuelt også selve bokføringen, skjer i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits. Dette omfatter blant annet følgende:

  • Det må føres et eget fullverdig regnskap for den bokføringspliktige virksomheten etter norske regler, herunder med egne bilagsnummerserier, egne fakturanummerserier og egne reskontroer for kunder og leverandører. 
  • Regnskapssystemet må være i stand til å utarbeide alle spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering etter norske regler og må som hovedregel kunne gjengi bokførte opplysninger i standardformatet SAF-T Regnskap.
  • Salgsdokumenter (utgående fakturaer) og annen dokumentasjon som utarbeides av den bokføringspliktige må oppfylle norske krav.
  • Både spesifikasjonene av pliktig regnskapsrapportering (bokføringen), og eventuell dokumentasjon av kontrollsporet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Vi minner om at kontrollmyndighetene kan kreve å få regnskapsmateriale som ikke er på norsk, svensk, dansk eller engelsk, oversatt til et av disse språkene.
  • Bokføringen skal i utgangspunktet skje i norske kroner, så fremt ikke unntaksreglene om bokføring i funksjonell valuta kommer til anvendelse.
  • Oppbevaringstiden skal som et minimum følge reglene i bokføringsloven og -forskriften, selv om oppbevaringstiden er en annen etter det aktuelle landets lovgivning.
  • Oppbevaringen av regnskapsmaterialet skal skje ordnet og betryggende sikret  mot urettmessig endring, sletting, tap og ødeleggelse, etter norske regler.

 

Pålegg om oppbevaring i Norge

Skattekontoret kan ved enkeltvedtak pålegge bokføringspliktige å oppbevare elektronisk regnskapsmateriale i Norge i en periode på inntil tre år. 

Dette gjelder i følgende tilfeller:

  • Hvis den bokføringspliktige vesentlig har overtrådt bestemmelser gitt i eller i medhold av bokføringsloven.
  • Hvis norske myndigheters tilgang til elektronisk regnskapsmateriale i utlandet har blitt vanskeliggjort på grunn av forhold på den bokføringspliktiges, herunder eventuelle tjenestetilbyderes, side.


Det er etter dette svært viktig å følge norske bokføringsregler, herunder sørge for offentlige kontrollmyndigheters tilgang til regnskapsmaterialet, når elektronisk oppbevaring skjer i andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits.

 

Fortsatt mulig å få dispensasjon til oppbevaring i andre land

Skattekontoret kan ved enkeltvedtak gjøre unntak fra bestemmelsene om oppbevaringssted. Det er med andre ord mulig å søke om dispensasjon til oppbevaring av elektronisk regnskapsmateriale også i land utenfor EØS, Storbritannia og Sveits. 

Det gis ikke dispensasjon til oppbevaring av regnskapsmateriale på papir i utlandet.

Forutsetninger for dispensasjon

Skattedirektoratet gir følgende føringer for slike dispensasjoner:

  • Det må medføre problemer å oppfylle kravene om oppbevaring i Norge, andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits. Kostnadsbesparelser ved oppbevaring i et annet land gir i seg selv ikke grunnlag for dispensasjon.
  • Det legges normalt avgjørende vekt på om oppbevaringen i utlandet skjer som ledd i en felles regnskapsløsning innen et konsern eller lignende sammenslutning, og at lagringen skjer hos et konsernselskap eller lignende i utlandet eller under kontroll av et slikt selskap.
  • Hvis en tredjepart ivaretar oppbevaringen i utlandet, forutsettes det at avtalen konsernet har med tredjeparten inneholder spesifikke bestemmelser som sikrer norske kontrollmyndigheters tilgang til regnskapsmaterialet, inkludert sikkerhetskopien. Det kreves imidlertid ikke at konsernet er etablert i samme land som tredjeparten.
  • Oppbevaringen av regnskapsmaterialet må skje i et land som har skatte- og bistandsavtale med Norge. 
  • Regnskapsmaterialet som oppbevares i utlandet skal være tilgjengelig i lesbar form i Norge. Regnskapsmaterialet skal i utgangspunktet også kunne skrives ut på papir fra en terminal eller lignende i Norge. Hvis regnskapsmaterialet kan overføres elektronisk til Skatteetaten, anses dette likevel i praksis som likestilt med utskrift på papir.
  • Kontrollmyndighetene kan ikke hindres adgang til regnskapsmaterialet.
  • Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (bokføringen) og eventuell dokumentasjon av kontrollsporet skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk også ved bokføring og oppbevaring i utlandet.

 

Innholdet i dispensasjonssøknaden

En dispensasjonssøknad skal ha følgende innhold:

  • Den bokføringspliktiges navn og organisasjonsnummer.
  • En begrunnelse for søknaden (hvorfor det ikke er mulig å følge reglene om oppbevaring i Norge, andre EØS-land, Storbritannia eller Sveits).
  • Kort om hvilket regnskapsmateriale det søkes dispensasjon for (for eksempel bokføringen, bilagene, dokumentasjon av balansen og/eller pliktig regnskapsrapportering, samt sikkerhetskopi hvis den skal omfattes). 
  • Opplysninger om eventuell konserntilknytning eller lignende til selskap som er involvert i oppbevaringen av regnskapsmaterialet i utlandet. 
  • Selskapsnavn og adresse til det stedet regnskapsmaterialet skal oppbevares.  Adressen til serverplasseringen(e) må alltid oppgis. Leverandøren av oppbevaringsløsningen kan om nødvendig opplyse serveradressen  direkte til skattekontoret. Informasjonen vil behandles konfidensielt.
  • Hvis det selskapet som forestår oppbevaringen ikke er et konsernselskap eller lignende, må det gis opplysninger om avtalen med tredjepart regulerer og sikrer norske myndigheters tilgang til regnskapsmaterialet.
  • Bekreftelse på at alt regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet kan leses og skrives ut på papir fra terminal i Norge, samt opplysninger om navn og adresse til dette stedet i Norge. Se likevel ovenfor om at mulighet for elektronisk overføring til Skatteetaten i praksis likestilles med utskrift på papir.
  • Opplysning om hvilket språk som benyttes i spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (bokføringen) og eventuell dokumentasjon av kontrollsporet.

 

Hvor skal dispensasjonssøknaden sendes?

Dispensasjonssøknaden sendes enten elektronisk gjennom kontaktskjema på skatteetatens nettsider (Altinn-løsning) eller på papir til Skattekontoret, Divisjon Brukerdialog, Postboks 9200 Grønland, 0134 Oslo.

 

Hva med eksisterende dispensasjoner?

Kriteriene for å få dispensasjon er fra og med 27.januar 2025 innskjerpet noe, sammenlignet med tidligere dispensasjonspraksis. Skattedirektoratet legger imidlertid til grunn at de som allerede har fått innvilget en dispensasjon fortsatt kan benytte denne, forutsatt at de vilkårene dispensasjonen ble gitt på fortsatt er oppfylt.

 

Egne føringer for utenlandske avgiftspliktige uten representant

For bokføringspliktige avgiftssubjekter uten forretningssted eller hjemsted i merverdiavgiftsområdet og som heller ikke har merverdiavgiftsrepresentant, gjelder det egne føringer. 

Disse føringene er ikke endret og omtales ikke i denne bloggen, men kan finnes her.

 

Særlige regler om kassasystem for kontantsalg

Et kassasystem som benyttes til registrering og dokumentasjon av kontantsalg, må i sin helhet være tilgjengelig i Norge. Dette forstås slik at det må være fysisk tilgjengelighet til kassasystemet i Norge, inkludert muligheter for å utføre funksjonaliteten i programvaren. Dette er nødvendig for at det skal være mulig å gjennomføre kontrollhandlinger ved å oppsøke forretningsstedet.

Kassasystemet kan likevel være midlertidig utilgjengelig i Norge når dette skjer som ledd i registrering av kontantsalg mv. om bord på et transportmiddel til eller fra utlandet.

Tidligere var reglene slik at kassasystemet i sin helhet måtte befinne seg i Norge (maskinvare og programvare), men at kassasystemet likevel kunne bringes midlertidig ut av Norge når dette skjedde som ledd i registrering av kontantsalg mv. om bord på et transportmiddel til eller fra utlandet. Endringen skjedde 27. januar 2025.

Det tidligere kravet om at elektronisk journal til enhver tid skal oppbevares i Norge, ble også opphevet fra 27. januar 2025. Den elektroniske journalen er regnskapsmateriale, og kan dermed oppbevares i andre EØS-land, Storbritannia og Sveits. Det kan også søkes om dispensasjon til oppbevaring av den elektroniske journalen i andre land.

 

Vil du vite mer?

Her finner du mer informasjon om temaet: