Myndighetene arbeider for økt åpenhet i privat sektor. De eksisterende reglene om offentlighetens rett til å be om innsyn i informasjon om hvem som eier aksjer, utvides nå i en ny forskrift.
I denne artikkelen vil vi gi en oversikt over de nye reglene.
Aksjeeierbøker og aksjeeierregistre
Alle aksjeselskap og allmennaksjeselskap skal enten ha en aksjeeierbok eller et aksjeeierregister med oversikt over alle aksjonærene. I den nye forskriften er det detaljerte regler om hvordan man skal håndtere krav om innsyn i disse dokumentene.
Dersom noen ber om innsyn, skal selskapet sende kopi av dokumentet. Man skal imidlertid sladde aksjonærenes digitale adresse, personnummer, bankkontonummer og historiske informasjon. Kopien man gir innsyn i skal være i den tilstand dokumentet var på tidspunktet man mottok innsynskravet – eventuelle endringer i ettertid skal man opplyse om ved oversendelsen.
I utgangspunktet vil det være naturlig å gi innsyn per e-post. Den som ber om innsyn kan imidlertid be om å få innsyn på annen måte. Selskapet kan bare nekte dette hvis det er særlig grunn til det, for eksempel hvis det er særlig ressurskrevende, særlige kostnader, hvis det kreves en særskilt lisens eller hvis det foreligger en risiko for informasjonssikkerhet.
Hvis man har registrert aksjene i en verdipapirsentral eller digital aksjeeierbok som tilbyr en søkbar innsynsløsning, kan selskapet avvise innsynskravet og henvise til denne.
Frist og kostnader
Fristen for å gi innsyn i aksjeeierbøker er tre virkedager etter innsynskravet er mottatt. For selskap med aksjeeierregister er fristen én virkedag.
Man kan ikke ta betalt for å behandle innsynskravet utover å kreve refusjon av eventuell porto.
Dersom aksjeselskaper med aksjeeierbok i en periode på seks måneder mottar mer enn tolv innsynskrav fra samme person/organisasjon (fysisk eller juridisk person), gjelder andre regler fra og med innsynskrav nummer 13. Fristen utvides i disse tilfellene til ti virkedager, og man kan fakturere tiden det tar å besvare innsynskravet. Det gjelder særskilte regler hvor hvordan slik fakturering skal foregå.
Tilgjengeliggjøring av aksjeeierbok på generalforsamling
Etter de nye reglene har alle selskaper plikt til å tilgjengeliggjøre aksjeeierbok når det avholdes generalforsamling. Selskapet velger selv hvordan tilgjengeliggjøringen skal skje.
Forvalterregistrerte aksjer
Noen selskaper har såkalte forvalterregistrerte aksjer. Dette innebærer at forvalteren av aksjene står som eier i selskapets aksjeeierregister i stedet for den faktiske eieren. For disse selskapene innføres det strenge krav til å kartlegge og offentliggjøre opplysninger om de faktiske aksjeeierne.
Årlig offentliggjøring
Minst én gang i året skal selskapene offentliggjøre hvem som eier forvalterregistrerte aksjer, hvilket land aksjonæren er bosatt og hvor mange aksjer vedkommende eier. Oversikten skal være tilgjengelig kostnadsfritt for allmennheten minst seks uker før generalforsamlingen avholdes.
Innsyn
Dersom noen ber om innsyn i hvem som eier aksjer registrert gjennom forvalterkontoer, gjelder det egne regler om innsyn:
- Ved mottatt innsynskrav kan man kreve å få dekket faktiske kostnader. Hvis kostnadene overstiger kr 30 000, skal man varsle om det. Man kan kreve forhåndsbetalt.
- Etter selskapet har varslet om kostnadene (senest to virkedager etter mottatt innsynskrav), skal man be om bekreftelse fra den som ber om innsyn. Innsynskravet bortfaller hvis vedkommende ikke bekrefter at vedkommende vil dekke kostnadene. Hvis vedkommende bekrefter å dekke kostnadene, må vedkommende oppgi personalia.
- Selskapet skal deretter sørge for at det utarbeides en datert oversikt over hvem som eier de forvalterregistrerte aksjene. Mottar man ikke nødvendige opplysninger fra forvalter, må man opplyse om det.
Har man allerede en oversikt når man mottar innsynskravet, er det tilstrekkelig å utlevere denne kostnadsfritt hvis den er mindre enn fire uker gammel.
Er ditt selskap forberedt?
Etterlevelse av de nye reglene krever at man må etablere rutiner for at aksjeeierbok/aksjeeierregister oppdateres jevnlig.
Ønsker du mer informasjon, eller bistand til dette, kan du ta kontakt med oss i BDO.