Som personalleder har du en viktig rolle. Du har fått delegert arbeidsgiveransvaret fra den øverste ledelsen og er en sentral person for at dine medarbeidere skal lykkes. Mange har også selv et operativt ansvar, i tillegg til å lede. Her har vi samlet noen råd for effektiv og riktig personalledelse.
Ansettelser
Som personalleder er du ansvarlig for bemanning. Når du skal rekruttere, må du aller først må du vurdere hva slags ansettelse det er du har behov for.
Å ansette er en stor investering, og det er viktig å finne riktig kandidat, i et hett arbeidsmarked som i mange bransjer for tiden er arbeidstagers.
Iblant kan det være fristende å ansette midlertidig for å «prøve ut den ansatte», men det er ikke tillatt i Norge. Dersom du skal ansette til permanente arbeidsoppgaver, må du også ansette fast. Det er hovedregelen. Dersom det er midlertidige oppgaver du skal ha løst, eller at arbeidet er i stedet for en annen (vikariat), kan du gjøre en midlertidig ansettelse for en gitt periode, jmf AML § 14-9 (2).
Les gjerne også om endringene i arbeidsmiljøloven for 2023, hvor du kan lese om den skjerpede adgangen til innleie fra bemanningsforetak, og den nye heltidsnormen som trådte i kraft 1. januar.
I hovedsak bestemmer du selv hvem du ønsker å ansette, men det er viktig å merke seg at det ikke er lov til å diskriminere søkere på grunn av graviditet, kjønn, foreldrepermisjon, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, alder, politisk syn eller medlemskap i arbeidstakerorganisasjoner. Du har derfor ikke anledning til å stille spørsmål som kan føre til diskriminering, eksempelvis om den ansatte planlegger foreldrepermisjon i nær fremtid.
Ansettelsesprosessen er førsteinntrykket ansatte får av deg som leder, og selskapet ditt som arbeidsgiver. Det er derfor viktig å være ryddig hele veien, slik at den ansatte opplever seg trygg og godt ivaretatt, og får lyst til å jobbe for din bedrift. Gjennom fornøyde ansatte oppnår du den beste employer brandingen!
Arbeidsavtaler
Dette er den juridiske avtalen mellom ditt selskap, som er den ene avtaleparten, og den ansatte, som er den andre avtaleparten. Arbeidsavtalen må være skriftlig, og regulerer hva dere har blitt enige om. Arbeidsmiljølovens § 14-9 (6) regulerer også hva en arbeidsavtale minimum må inneholde. Det er også lurt å tenke på at arbeidsavtalen ikke bør være så spesifikk at du som arbeidsgiver mister all din fleksibilitet. Ditt handlingsrom vil kunne begrenses av arbeidsavtalen, eventuelle tariffavtaler og selvsagt av arbeidsrettslige lover og regler.
Min erfaring når det gjelder arbeidsavtaler, er at mange arbeidsgivere opererer i gråsonen på «Ledende eller særlig uavhengig stilling». Dersom man plasserer en ansatt her, er de unntatt arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid, og tilkommer heller ikke overtidsbetaling. Mange arbeidsgivere opplever dette som en tryggere løsning for uforutsette utgifter, hvor de gjerne gir litt høyere lønn enn de ellers ville ha gjort, og unngår de uforutsette utgiftene til overtidsgodtgjørelse.
Her må man imidlertid vokte seg vel, og sørge for at stillingen du besetter faktisk er ledende eller særlig uavhengig i juridisk forstand. Lovgiver stiller strenge krav til dette, og du som arbeidsgiver er ikke fritatt for å sørge for en forsvarlig arbeidsbelastning selv om den ansatte unntas fra arbeidstidsbestemmelsene. Gjør du en feilvurdering her, kan du i ytterste konsekvens bli nødt til å betale overtidstillegg hvis den ansatte går til retten og du som arbeidsgiver havner i ansvar.
Husk at overtid alltid skal være pålagt eller godkjennes av leder, og skal bare utføres i særlige tilfeller, innenfor arbeidsmiljølovens rammer. Dette betyr at kostnaden ikke trenger å være så uforutsigbar som du kanskje bekymrer deg for. Husk også at du kan benytte deg av mertid mellom 37,5 og 40 arbeidstimer i uka, hvor du ikke er pliktig til å betale overtidstillegg.
Prøvetid
Flere arbeidsgivere synes det er risikabelt å ansette noen fast, og ønsker derfor å «prøve ut» arbeidsforholdet først. Prøvetiden som dere avtaler i arbeidsavtalen er ment for nettopp dette, slik at både den ansatte og du som arbeidsgiver kan prøve ut hverandre, og finne ut om dere ønsker å fortsette sammen. Det er også en kortere gjensidig oppsigelsestid i prøvetiden. Merk deg at hvis prøvetiden skal ha en funksjon, så må du følge opp den ansatte tett igjennom hele prøveperioden. Du vil ikke komme noen vei juridisk hvis du bestemmer deg en uke før prøvetiden går ut, at den ansatte ikke presterte etter dine forventninger, og du har ikke gjort noe for å hjelpe den ansatte til å lykkes, - ei heller dokumentert det.
Mitt råd til deg er å ha jevnlige møter med den nyansatte hvor dere drøfter hvordan det går, dokumenterer hva slags opplæring som er gitt, og hvordan den ansatte tilpasser seg sin nye jobb. Her er det viktig at du som personalleder gjør tiltak for å hjelpe den ansatte på riktig vei, og at du dokumenterer hva du gjør.
Dette vil øke sjansen for å lykkes i å spille den nyansatte god og at arbeidsforholdet vil vare.
Dersom du kommer i en situasjon ved prøvetidens utløp og den ansatte ikke klarer å tilpasse seg arbeidet som forventet, er det mulig å se til et opphør av arbeidsavtalen, men loven stiller strenge krav til saklighet, på lik linje som etter prøvetidens utløp. Mange ledere har en oppfatning av at det er lett å avslutte et arbeidsforhold i prøvetiden. Selv om det er riktig at det kreves mindre når en ønsker å si opp en nyansatt i prøvetid på grunn av manglende tilpasning, faglighet eller pålitelighet, er saklighetskravet og hva du har gjort underveis som arbeidsgiver for at den ansatte skal lykkes, likevel strengt.
Oppfølging av sykemeldte
Før i tiden, altså før den første IA-avtalen kom for over tjue år siden, var det ikke vanlig at arbeidsgiver hadde tett kontakt med sykemeldte. Å være sykemeldt ble faktisk omtalt som å være en privatsak, og de ansatte hadde krav på å få være i fred.
IA står for «intensjonsavtale og et inkluderende arbeidsliv», og kom som et tiltak for å øke jobbnærværet, etter at sykefraværet i Norge steg betydelig på slutten av nitti-tallet. Med IA-avtalen kom det mange endringer som «aktiv sykemelding», tettere oppfølging fra arbeidsgiver, et samarbeid mellom arbeidsgivere og datidens trygdekontor, mer tilrettelegging på arbeidsplassen og økonomiske insentiver for å jobbe med dette.
De siste 20 årene har det gradvis gått mer og mer mot et inkluderende arbeidsliv, og både forebygging og oppfølging er heldigvis godt forankret i norsk lovverk.
Som personalleder har du forhåpentligvis et godt HRM-system som støtter deg i oppfølgingens praktiske oppgaver, gir deg påminnelser for når du skal gjøre hva, samt er integrert mot NAV og Altinn, slik at du slipper å gjøre oppgaver på papir.
Har du ikke det, vil jeg absolutt anbefale deg å gå til anskaffelse av et! De praktiske oppgavene er også å finne på NAVs nettsider.
Krav og kommunikasjon i sykefravær
Etter snart 11 år innenfor HR, har jeg støttet mange ledere i mangt - også oppfølging av sykefravær. Erfaringen min er at utfordringene er de samme, uavhengig av bransje. Det er ikke frister og skjema de er utrygge på, men heller hvilke krav de kan stille til en som er sykemeldt, hvordan de skal kommunisere med dem, og hva slags tilrettelegging som kan være aktuelt. Mange er også usikre på hvordan en gradert sykemelding fungerer i praksis.
Det er to måter å være gradert sykemeldt på. Den ansatte kan enten jobbe færre timer enn vanlig, og naturlig nok da også med færre oppgaver. Det andre alternativet er å bruke lengre tid på oppgavene. Hvis du som personalleder og den ansatte enes om å jobbe mer enn hva graden tilsier, så skriver den sykemeldte dette i sykepengesøknaden.
I samtaler med den sykemeldte er det viktig å vite at du ikke har krav på innsyn i diagnose, men det er viktig at personalleder og den sykemeldte etablerer en god dialog om funksjonsevne. Her er det viktig å få på plass en god dialog fra starten av. Still åpne spørsmål, som for eksempel «Hva kan vi gjøre for at du skal kunne komme raskere tilbake i jobb?» eller «Hvordan bør arbeidsdagen se ut for at du skal kunne klare den selv om du er delvis sykmeldt?»
Ferieavvikling, også et ansvar som hviler på personalleder
Ferieloven regulerer ferieavvikling, både når det gjelder plassering av ferien og lengde. De ansatte har både rett og plikt til å ta ut ferie, også når man skifter arbeidsgiver. Det kan være tariffavtaler som tilsier at ferien er lenger, men den lovbestemte ferien er 25 virkedager, hvor lørdager regnes som virkedager.
Arbeidstaker kan kun nekte å ta ut ferie dersom feriepengene de har opptjent hos tidligere arbeidsgiver ikke dekker lønnsbortfallet under ferien. Konsekvensen av å ikke sørge for at ansatte tar ut full ferie, kan i ytterste konsekvens medføre erstatningsplikt.
Ansatte som kom fra et annet arbeidsforhold, hvor feriepengene ikke dekker opp for full ferie, kan søke om reduksjon tilsvarende dager som feriepengene ikke dekker. De som kommer fra skolebenken og ikke har feriepenger, kan gjøre tilsvarende.
Må jeg ha personalhåndbok og skriftlige rutiner?
Det er ingen som pålegger arbeidsgivere å ha en personalhåndbok, men når spørsmålene begynner å strømme på fra dine ansatte, vil du spare deg selv for mye tid og krefter hvis du har definert hva som gjelder én gang, i stedet for å ta en vurdering hver gang spørsmålene dukker opp. Det kan føre til at du behandler dine ansatte forskjellig, selv om du egentlig ikke har ment å gjøre det, og du kan bli opplevd som en vaklete leder. Når ansatte opplever seg urettferdig behandlet, blir det fort uro, og uro tar fokuset vekk fra arbeidet. En personalhåndbok vil hjelpe deg å ta stilling til de vanligste tingene med en gang, og det oppleves ryddig for både ledere og ansatte.
Drive systematisk HMS-arbeid
Gjennom arbeidsmiljøloven og internkontrollforskriften har du har ansvar for at arbeidstakerne har et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og at gjeldende lover og tilhørende forskrifter etterleves. Dette punktet går vi ikke nærmere inn på her, men det er viktig at du som arbeidsgiver setter deg inn i hva som gjelder for deg og får på plass nødvendige rutiner for HMS-arbeidet.
Tiden strekker ikke til
Vi vet også at mange i en oppstartsfase sjonglerer rollen som gründer, leder, lønnsansvarlig, HMS-ansvarlig, HR-rådgiver, tekniker, IT-ansvarlig m.m. Denne listen er heller ikke uttømmende, og det kan være krevende å fylle flere roller samtidig.
I BDO er vi rigget for å gi deg bistand i og råd for disse utfordringene. Du kan lese mer om hva vi kan gjøre for deg her.