Vi har nå kommet til del 3 av vår artikkel og webinarserie om incentivordninger. Her skal vi komme nærmere inn på praktisk og operasjonell gjennomføring av incentivordninger, med andre ord hvordan du skal gå frem for å etablere incentivordninger i din bedrift. I denne artikkelen skal vi se nærmere på aksjebaserte ordninger. Kontantbonuser og opsjonsordninger blir behandlet i egne artikler.
De aksjebaserte ordningene innebærer at de ansatte tilbys aksjer i selskapet, enten i form av kjøp av eksisterende aksjer eller nytegning av aksjer. Vi ser nærmere på de ulike fasene for aksjebaserte ordninger, hvilke dokumenter som bør utarbeides og hvilke beslutninger som må fattes av hvem.
Planleggingsfasen
Først bør ledelsen sette seg ned og tenke nøye gjennom hvilken incentivordning som vil passe best for bedriften. Dette vil avhenge av hvilken situasjon selskapet er i, og hva man ønsker å oppnå med ordningen.
Det må vurderes hvilke kriterier som skal legges til grunn for deltakelse i ordningen, hvem som skal omfattes, hvor mange aksjer skal tilbys, hva skal betales osv. Samtidig bør det gjøres beregninger av hva dette vil koste for selskapet, hvilke utvanningseffekter ordningen vil ha for eksisterende aksjonærer og hva som er oppsider og nedsider ved ordningen for de ansatte.
Det kan være fornuftig å involvere nøkkelpersonell tidlig i prosessen. Dette gjelder særlig i små bedrifter hvor det er få personer som skal delta i ordningen. Det er viktig å huske at det er de ansatte som skal motiveres gjennom ordningen og at valg av ordning vil kunne variere etter de ansattes ønsker og behov.
Vedtakelse av incentivordningen på generalforsamling
Når innholdet i ordningen er klart vil det ofte være hensiktsmessig å utarbeide et plandokument som inneholder formål, omfang og betingelser for ordningen. Den planlagte ordningen bør deretter fremlegges for generalforsamlingen for godkjenning. En incentivordning vil som vi skal se nedenfor stort sett alltid kreve ulike typer vedtak fra generalforsamlingen. Dersom ledelsen har etablert en incentivordning som ikke er godkjent av generalforsamlingen risikerer man at nødvendige vedtak blir nedstemt på generalforsamling og at ordningen ikke kan gjennomføres. Selskapet og styret vil i tilfelle kunne bli erstatningsansvarlig overfor de ansatte.
Utarbeidelse av dokumenter
Når aktuell modell er valgt kan du gå i gang med å utarbeide nødvendig dokumentasjon. Vi skal i det følgende se litt på hvilke dokumenter som typisk må utarbeides.
Avtaledokument:
Det bør utarbeides et avtaledokument mellom den ansatte og tilbyderen av aksjene (tilbyderen kan være selskapet eller eksisterende aksjonærer) som regulerer antall aksjer, vederlag, oppgjørsform og eventuelle forutsetninger for tilbudet.
Aksjonæravtale:
Ofte vil det være hensiktsmessig å etablere en aksjonæravtale som regulerer rettigheter og forpliktelser mellom aksjonærene. Her vil det være naturlig å ha med bestemmelser om forkjøpsrett, medsalgsrett og medsalgsplikt, utbyttepolitikk, konkurranseklausuler, omsetningsbegrensninger, kjøpesumsberegning osv. I noen tilfeller vil det kunne være aktuelt å ta inn aksjonæravtalebestemmelser direkte i avtaledokumentet. Det vil for eksempel kunne være praktisk ved enkle forhold der en majoritetsaksjonær tilbyr aksjer til ansatte.
Vedtektsendringer:
Det kan være nødvendig å tilpasse vedtektene gjennom etablering av aksjeklasser, regulering av forkjøpsrett osv. I utgangspunktet har alle aksjer like rettigheter. Ved å opprette ulike aksjeklasser kan det gjøres unntak fra dette likhetsprinsippet, men alle aksjer i en aksjeklasse må ha like rettigheter. Det kan også være nødvendig å oppheve vedtektsbestemmelser som vil stride mot incentivordningen. Vedtektsendringer må vedtas av generalforsamlingen.
Emisjonsdokumenter:
Dersom de ansatte skal tegne nye aksjer i selskapet må det utarbeides emisjonsdokumenter. Nytegning av aksjer innebærer en kapitalforhøyelse i selskapet og da må generalforsamlingen involveres. Enten kan generalforsamlingen selv vedta nødvendige kapitalforhøyelser i selskapet eller generalforsamlingen kan gi styret fullmakt til å forhøye aksjekapitalen.
Anvendelse av styrefullmakt vil særlig kunne være aktuelt for større selskaper og selskaper med mange aksjonærer. En styrefullmakt gir selskapet fleksibilitet til utstedelse av aksjer etter ordningen uten at det er nødvendig å innkalle til generalforsamling. Fullmakten kan ikke gis for mer enn 2 år av gangen og fullmakten må derfor fornyes ved behov. Det er viktig å huske at styrefullmakten må registreres hos Foretaksregisteret før styret kan gjøre bruk av den.
Et annet alternativ er at selskapet selger egne aksjer som del av incentivordningen. Det er en rekke begrensninger på selskapets adgang til å erverve egne aksjer. Selskapet kan for eksempel bare erverve egne aksjer dersom generalforsamlingen har gitt styret en fullmakt, og fullmakten må være registrert hos Foretaksregisteret før aksjeervervet.
Verdsettelse:
Som regel bør det utarbeides en verdsettelse som dokumenterer verdiene som blir benyttet ved transaksjonen. Dette er veldig viktig i et skatterettslig perspektiv ettersom skattekonsekvensene kan bli store både for selskap og aksjonær dersom skattekontoret i ettertid overprøver verdiene som er benyttet.
Låneavtale:
Dersom de ansatte har behov for finansiering, kan selskapet gi lån til de ansatte. I tilfelle må det utarbeides en låneavtale. Aksjeloven har en rekke betingelser for at selskapet skal kunne yte slik finansiell bistand. Bistanden må blant annet ligge innenfor utbytterammen og den må ytes på vanlig forretningsmessige vilkår og prinsipper. Det er omfattende saksbehandlingsregler knyttet til finansiell bistand fra selskapet, herunder krav til styrevedtak, styreerklæring om at bistanden er i selskapets interesse, utarbeidelse av redegjørelse og godkjenning av generalforsamlingen. Det kan derfor være enklere at den ansatte skaffer finansiering selv.