Bygg- og anleggsbransjen er i konstant endring, og selskapene står ovenfor krav om enda raskere digitaliseringstakt. Det er komplisert og tidskrevende for en virksomhet å finne og implementere riktig kombinasjon av systemer.
Her gir vi deg noen enkle tips og kjøreregler for prosessen. Det er heldigvis ikke ofte du må gjøre store endringer i systemporteføljen, men når du først begir seg ut på det er det viktig å være godt forberedt!
Sett brukerne først
Vi ser ofte at det ikke finnes ett system som dekker alle bransjens behov. Det betyr at det typisk er behov for å sette sammen flere systemer. Bransjesystemene må være sømløst integrert med selskapets systemer for regnskap, økonomi, fakturering, prosjektstyring og lønn.
For å finne riktige systemer må du først identifisere dine brukergrupper, det vil si hvem du skal forholde deg til gjennom systemet. Nedenfor ser du et eksempel på brukergrupper og deres behov fra et systemståsted.
En slik øvelse er en nyttig øvelse, uansett hva utfallet blir. Kartleggingen kan fort vekk nemlig vise at du allerede har gode nok systemer, eller at du ikke utnytter eksisterende systemer på en god nok måte.
Hold deg oppdatert på eksisterende systemer
Det er også viktig å holde seg oppdatert på hvordan eksisterende systemer videreutvikles. Moderne systemer oppgraderes jevnlig med ny funksjonalitet. Det betyr at behov som er flagget av brukerne plutselig finnes som funksjonalitet i eksisterende systemer. Ved å ha en løpende dialog med programvareleverandørene dine vil du kunne fange opp endringer som implementeres i løsningene. Du kan for eksempel melde deg på nyhetsbrev, regelmessig sjekke hjemmesidene, eller melde deg på webinarer som leverandør holder etter nye lanseringer. I noen tilfeller kan det være aktuelt å avtale halvårlige møter med systemleverandører der de presenterer hva de har lansert og hvordan dette tilfører en merverdi til deg som kunde.
Få systemene demonstrert
For å kunne ta stilling til hvilke system som passer din virksomhet best er det en fordel å få systemene demonstrert. Her kommer noen generelle tips i forbindelse med demonstrasjon av system:
- Inviter brukerne med på demonstrasjonen, de kjenner egne behov best.
- Forbered systemleverandør - send over dokumentasjon på hvordan arbeidsprosessene fungerer i ditt selskap, gjerne med reelle kunder, prosjekter, ansatte m.m, da er det lettere å se for seg hvordan dette faktisk blir for dere.
- Be systemleverandør sende over presentasjon/kjøreplan for demonstrasjon på forhånd, da har du tid til å gjøre korrigeringer, eventuelt komme med ønsker.
- Det er ikke alltid hensiktsmessig for systemleverandører å kjøre demo i første møte, de trenger å bli kjent med din virksomhet, hvordan dere opererer og hvilke behov dere har identifisert. Dette bør avklares på forhånd.
- Be systemleverandør demonstrere ved bruk av dine arbeidsprosesser, for eksempel fra opprettelse av kunde, til ordren er fullført, fakturert og innbetalt.
- Vær tydelig på planen dere har for demonstrasjoner, valg og implementering, slik at systemleverandør har det beste utgangspunktet for å levere en god løsning til dere.
Sett sammen systemene, og få dem til å snakke sammen
Sett at brukerkartleggingene dine viser at du har behov for tre ulike systemtyper for å dekke alle brukergruppenes behov. Mens noen av behovene vil treffe alle systemtypene, vi andre kun treffe en eller to. De tre systemtypene kan være:
- ERP (Enterprise Resource Planning)/Regnskapssystem: Selve bunnsvillen i systemparken til selskapet. Med ERP i denne konteksten mener vi et system som skal dekke følgende behov: Regnskap, lønn, fakturering, ordre, lager/innkjøp, økonomioppfølging, enkel prosjektoppfølging
- Feltsystem: Det er her den daglige registreringen av arbeid foregår, det er her dine ansatte skaper verdi. Dette er systemer som dekker blant annet: Timefangst, vareforbruk, HMS/KS, maskinoversikter, informasjonsflyt om ordre, og ressursplanlegging.
- Rapportering: De fleste ERP-systemer vil ha dashboard og rapporteringsløsninger innebygd som ofte vil kunne dekke de grunnleggende behovene forprosjektoppfølging. Vi ser at våre kunder i økende grad ønsker å kombinere data fra ulike kilder for rapporteringsformål, dette vil typisk bli løst ved bruk av et rapporteringsverktøy
Når du har funnet ut hvilke systemtyper du trenger, må du finne de systemene som passer best sammen. Nedenfor ser du et eksempel på en slik «systemportefølje».
Neste steg er å finne ut hvilke datastrømmer som skal gå mellom de ulike systemene, hvilket system som huser masterdata og hvilke krav har du til en eventuell integrasjon (hyppighet, Service level agreement, sikkerhet m.m).
For systemporteføljen i eksempelet over har vi ønsket at følgende data skal integreres sømløst:
- Ansatte og maskiner
- Prosjekter og ordrer
- Vareforbruk
- Timer – til både lønn og fakturering
- Økonomisk prosjektinformasjon
I noen tilfeller vil systemer du velger være ferdigintegrerte, og i andre tilfeller må dette utvikles. Hvis systemleverandørene forteller deg at en integrasjon allerede er utviklet, be dem også om å demonstrere denne, og sørg for at den passer med dine arbeidsprosesser. En integrasjon kan være utviklet basert på en annen kundes behov, og derfor ikke passe til ditt formål. Hvis det skulle vise seg at den ikke passer helt, spør om mulighetene for tilpasninger, eventuelt videreutvikling.
Finnes det ikke eksisterende eller mulige integrasjoner, velg en utviklingspartner som kjenner til grensesnittene i systemene som skal integreres, samt har domenekunnskap om bransjen dere arbeider innenfor.
Vi håper disse enkle tipsene har gitt deg pågangsmot til å starte prosessen med enten systemevalueringer og bedre utnyttelse av eksisterende systemer, eller din reise til en helt ny systemportefølje.
Les mer om hvordan vi kan bistå i digitaliseringen av din virksomhet her.