Blogg: Hvordan styre bedriften i en nedgangskonjuktur

Kom ut av krisen med fordeler konkurrentene ikke har. 

Nedgangskonjunkturer er en utfordring for mange bransjer, men likevel er det mange bedrifter som overlever selv i de hardest rammede bransjene.

I denne artikkelen vil vi gi noen betraktninger om hvilke muligheter som ligger i å ta kontroll i en slik situasjon, se muligheter og ta de gode valgene.

Det handler om å ta kontroll over situasjonen, slik at du slipper å gå til banken med lua i hånda. Det handler om å heller være føre var, enn etter snar. Det viktigste er å ta offensive valg. Noen tiltak må tas for å beskytte virksomheten, mens andre tiltak kan tas for å posisjonere virksomheten offensivt for fremtiden.

Å ikke gjøre noen ting, er antakelig den sikreste måten å bli med konjunkturen nedover.

I dagens nedkonjunktur, «dyrtid», kall det hva du vil, må bedriften stille seg noen viktige spørsmål:

  • Hva betyr utviklingen for bransjen og hvilke konsekvenser får dette for vår bedrift?
  • Hva må vi gjøre for å takle utfordringene og komme oss (styrket) gjennom uværet?

 

I vanskelige tider er det bedre å være føre var enn etter snar

Det er i vanskelige tider vi har en mulighet til å ta avgjørende valg for fremtiden. Hvilket valg vil du ta i disse to ikke-usannsynlige scenariene:

  • Virksomheten går inn i en likviditetsutfordring, som senere kan gå over i en forretningsmessig krise. 
  • Virksomheten skaffer seg kontroll, frigjør kapital og sikrer nøkkelansatte, går gjennom en vellykket snuoperasjon og kommer ut av krisen med fordeler som konkurrentene ikke har. 


Det første scenariet er det mest sannsynlige dersom man tar et valg om å være defensiv eller ikke gjøre noe. Da vil virksomheten sannsynligvis følge konjunkturen på vei ned.

Det siste scenariet er en mulighet der resultatet kan være at bedriften kommer ut i andre enden med en mer kostnadseffektiv organisasjon, et produktspekter som er trimmet og har med seg bransjens beste folk.

For å realisere et slikt scenario, har du sannsynligvis tatt et offensivt valg. Kanskje du har foretatt rekrutteringer fra konkurrentene, kanskje du har styrket kontrollen på din verdikjede, gjort oppkjøp, endret produksjonsmetode, etablert nye distribusjonskjeder eller gjort andre smarte grep mens nedgangskonjunkturen herjet. Kanskje du til og med har skapt barrierer for konkurrentene til å kunne lykkes inn i fremtiden.
 

Det er viktig å gjøre de riktige tingene i riktig rekkefølge under en snuoperasjon

Før du kommer dit, må du få kontroll på din egen virksomhet. Du må kjenne virksomhetens helsetilstand bedre enn du noen gang før har gjort. Kommer du for sent inn i situasjonen så kan det være vanskelig å komme ut av den i pluss, mens gjør du det riktig i starten, så kan du komme ut som en vinner!

Hvordan kommer du dit?

  • Avdekke situasjonen, ressursbehovet og etablere et «kriseteam» der hver person i teamet har spesifikke oppgaver for oppfølging, som å gjøre analyser, snakke med kunder og leverandører, snakke med banken mv. 
  • Få kontroll på likviditetssituasjonen. Sett opp et detaljert likviditetsbudsjett basert på hvordan virksomheten går og sannsynligvis vil gå fremover. Lag deg også et scenario der det går så ille som du tror det kan gå, såkalt «worst case scenario».
  • Når du har etablert en rask status på situasjonen, er neste steg å avdekke muligheter for å frigjøre likviditet.
  • Samtidig må du etablere en tett oppfølging av alle dine debitorer. Ring dem og hør når de tenker å betale og ikke minst gjør analyser som forteller deg hvilke debitorer som vil få betalingsvansker og hvilke du kan stole på at betaler. 
  • Samtidig må du kontakte dine kreditorer. Dette er dine leverandører og banken. Gi dem god informasjon om hvordan du jobber, slik at du på din side, som deres debitor, skaper en trygghet hos dem for at du vil kunne gjøre opp for deg, selv om enkelte betalingsfrister må flyttes eller det må etableres en nedbetalingsplan. 
  • Selvfølgelig må du også vurdere permitteringer, slik at du ikke har høyere lønnskostnader enn nødvendig for å levere dine varer og tjenester i tråd med den reduserte etterspørselen.
  • En ting må du aldri tulle med. Du må sikre at du alltid kan betale lønninger, skatter og avgifter, ellers vil du ikke skape den nødvendige tilliten. Disse utgiftene må du alltid betale fullt ut og til rett tid. 
  • På denne måten får du kontroll på likviditetssituasjonen. Kontroll betyr ikke at du nødvendigvis har tilstrekkelig økonomi til å foreta en god snuoperasjon, men kontroll betyr at du vet hva du mangler for å kunne foreta en god snuoperasjon. 
  • Når du har kontroll, kan du gjøre mer langsiktige tiltak enn andre. Du har nå snudd situasjonen fra å være dag-til-dag, hånd-til-munn, til å få rom for å tenke ut de rette grepene for fremtiden. Du bør nå fokusere på å avklare finansieringsbehovet ditt fremover. Samtidig må du effektivisere virksomheten og kutte unødvendige kostnader så mye du klarer. 
  • Lag troverdige og realistiske budsjetter og prognoser for hvordan du tenker å lede virksomheten gjennom krisen. Gå deretter til banken. Ser banken deg som en potensiell vinner, med kontroll på både kort og mellomlang sikt og en troverdig langsiktigplan, er det store muligheter for at du får med deg banken på en finansieringsplan for å gjennomføre snuoperasjonen.
  • Du må fortsette å holde løpende kontroll på økonomien. Omsetningen og likviditeten bør følges daglig, resultatutviklingen bør følges tett, gjerne ukentlig og etter hvert månedlig når du begynner å få ekstra god kontroll. Ved å vise banken dette, vil du kunne skape den tillit du trenger. 

Effekten av de grepene du nå har gjort, er at du har tatt kontroll over situasjonen, du slipper å tenke kortsiktig og du har tilstrekkelig finansiering til å gjennomføre en snuoperasjon som gjør at virksomheten kan komme ut med en konkurransefordel i andre enden. Da har både du, dine ansatte og banken blitt vinnere.

Etter hvert vil du da kunne etablere en sunn, langsiktig finansieringsstruktur. Da har du skaffet deg et rom for å definere mål og strategier for fremtiden, der du kan gjennomføre nødvendige delsalg, oppkjøp, rekrutteringer til styre og ledelse og selektivt velge dine samarbeidspartnere for fremtiden.

Du kan få på plass moderne produksjonsmetoder, skaffe deg kontroll over viktige deler av verdikjeden, investere i innovasjon, markedsføring og distribusjonssystemer mv.

Dit kommer du kun dersom du tenker offensivt i nedgangstidene. Dit kommer ikke dine konkurrenter som passivt eller defensivt forholder seg til nedgangstidene. Vi kan ikke garantere suksess, men vi kan garantere at sannsynligheten er langt større enn om du ikke tenker offensivt.

For å bli en vinner, kreves hardt arbeid!

Les mer:

Vit din likviditetssituasjon på kort og mellomlang sikt

Lag en likviditetsprognose, per dag, per uke, per måned, per år. En likviditetsprognose viser hvor mye penger du kan forvente å ha på konto til enhver tid og om du har tilstrekkelig til å dekke nødvendige utbetalinger. Du må gjøre antakelser, men det aller meste vil du ha god kunnskap om ved å se på historien. 

Hvor mye penger går inn? Hvor mye penger går ut? Hvilke deler av driften skaffer midler og hvilken bruker likviditeten? Hvilke perioder vil du måtte trenge å trekke på kassakreditten? Hvilke regninger må du spørre om betalingsutsettelse for? 

Ved å være i forkant, vil du skape den tilliten hos dine kreditorer som gjør at du har dem med deg i stedet for mot deg.

Vit hva du tjener, og hva du taper penger på

Gjør lønnsomhetsanalyser av produktene og tjenestene, der du hensyntar alle kostnader, også forskjeller i distribusjonskostnader for de ulike produktene og tjenestene. 

Hva bør du slutte å gjøre, hva bør du gjøre mer av? Kan du justere priser? Hvilke kostnader kan du kutte? 

For å kunne få oversikt over dette, bør du gjøre produktlønnsomhetsanalyser der du søker å få det fulle kostnadsbildet. Fordel mer enn bare de direkte kostnadene eller timekostnadene, men søk også å fordele distribusjonskostnader, lagerkostnader og andre kostnader som påvirkes av aktiviteter knyttet til de ulike produktene og tjenestene i virksomheten.

Kjenn din balanse, og se hvordan du kan frigjøre kapital

Dette er mye likt hvordan du styrer egen privatøkonomi – kortsiktig og detaljert! I en nedgangskonjunktur nytter det ikke lenger å vente på at regnskapsfører skal levere sine standardrapporter til deg. Du må ta aktivt eierskap til tallene.

Nå vet du mer. Likviditetsprognosene forteller deg om du har penger til daglig drift. Lønnsomheten, soliditeten i balanse og langtidslikviditeten forteller deg om du har råd til å ta opp lån og om du kan gjennomføre investeringer for fremtiden. Nå må du sørge for god styring for fremtiden. Her følger noen gode råd for denne fasen.

Etablere god inntektssikring

Tiden fra et salg skjer til kundefordringene er inndrevet er en kritisk prosess som av salgsorienterte virksomheter ofte undervurderes. Selgere er opptatt av salg, og mindre opptatt av kapitalbindingen som ligger i hvert salg. Det å følge opp, sikre tidlig fakturering og rask inndriving, kalles inntektssikring. 

I nedgangskonjunkturer er dette om mulig enda viktigere. Tapsrisikoen øker med lengden på kredittiden, og forsterker kostnaden ved kapitalbinding i kundefordringer. Vær raskere enn kunden til å forstå at han har et betalingsproblem, og søk etter løsninger.

  • Gjør kredittsjekk av kundene
  • Ta forskudd om nødvendig. Vurder også kontantrabatt, f.eks. 2 % som motiverer kunden til å betale kontant. Dette reduserer kapitalbindingen i omløpsmidler, kan gi reduserte tap på krav, reduserte innkrevingskostnader og administrasjon, men medfører normalt redusert omsetning og er en dyr form for finansiering. Det er et regnestykke hva som lønner seg.
  • Ta salgspant: Må avtales senest samtidig med at varene blir levert. Det er for sent at dette står i fakturaen som blir sendt på et senere tidspunkt.
  • Nekt kreditt til kunder som ikke betaler.
  • Fakturer løpende – alltid! Det er lett å «glemme», der fokus hele tiden er på neste salg.
  • Overvåk utestående, ikke-fakturerte salg like tett som utestående fordringer. Særlig gjelder dette i tjenesteytende virksomheter.
  • Overvåk aldersfordelte utestående fordringer.
  • Ta kontakt med kunder som betaler for sent. Ha gode inkassorutiner. De fleste betaler ved påtrykk. Står du på, er det mer sannsynlig at du får betalt enn at du ikke får det.  Selv om det kan føles ubehagelig å ta en telefon til kunden, gjør det. Dersom kunden har store betalingsproblemer, er en nedbetalingsplan bedre enn ingenting. Dersom dine varer er en viktig innsatsfaktor for kunden, har du bedre kort på hånden.

Sørg for at det er nok penger til å betale regningene. Kassekreditt må kun brukes til å dekke opp forutsigbare sykliske svingninger i kredittbehovet.

Leverandørkreditter bør utnyttes, men på en sunn måte – forfalt leverandørgjeld er dyrt! Leverandørgjeld som ikke har forfalt til betaling er derimot billig finansiering.

Kredittid på kunder (tiden det tar fra de faktureres til de betaler) bør være lavest mulig. I nedgangskonjunkturer innebærer kundefordringer en særskilt høy kredittrisiko som må styres.

Tilsvarende er det viktig å ha kontroll på kapitalbindingen i lager. Lagringstid er det antall dager varene i gjennomsnitt ligger på lager. Denne bør være lavest mulig. I mange typer virksomheter kan lager derfor binde mye kapital så lenge vi betaler leverandøren før kundene betaler oss. 

Ofte er ledetiden mellom når vi betaler leverandøren og når kunden betaler svært lang, flere måneder, særlig dersom vi gir kundene kreditt og lageret er stort. 

  • Har selskapet mange «hyllevarmere»? 
  • Er det behov for disse varene? 
  • Bør vi selge noen varer med rabatt? 
  • Er lageret fylt opp av usalgbare varer? 
  • Er lageret for stort eller for lite i forhold til omsetning? 

En annen måte å frigjøre kapital på kan også være leasing av driftsmidler. Men det er fordeler og ulemper ved leasing, som du bør ha et bevisst forhold til.

Factoring er også et alternativ. Merk! Det er en del negative sider ved factoring som man bør være klar over før man velger dette.

Pass på at du ikke finansierer eiendeler med lang levetid med dyre kortsikte lån, men pass like mye på at du ikke finansierer driften eller eiendeler med kortere levetid med langsiktig lån. 

Sunn finansiering innebærer at langsiktig finansiering benyttes til langsiktig finansieringsbehov, og kortsiktig finansiering som leverandørgjeld og kassakreditt kun benyttes til å dekke kortsiktige, periodiske likviditetsbehov i den ordinære driften.

  • Å låne penger krever oftest mer sikkerhet, og som regel fra deg personlig. Tenk gjennom dette nøye. Det er bedre å miste bedriften enn huset.
  • Forlenge tilbakebetalingen av lån
  • Søke om offentlige støtteordninger/tilskudd
  • Selge eiendeler som ikke er strengt nødvendige
  • Selge eiendeler som kan leies isteden
  • Selge operative deler av bedriften
  • Redusere bindingen i varelager og kundefordringer
  • Foreta en emisjon, et mer dramatisk grep som utvanner dine personlige verdier, men kan være bedre enn å tape virksomheten
  • Konvertible lån, lån med rett til aksjer i bedriften, med samme fordeler og ulemper som emisjon.
  • Betalingsutsettelse hos leverandørene
  • Konvertere leverandørgjeld til ansvarlig lån
  • Ettergivelse av gjeld fra kjedeleverandør hvis du er del av en kjede
  • Oppsigelser/permitteringer, særlig unødvendige stabsfunksjoner
  • Kutte goder
  • Leie ut ledige lokaler
  • Belønning til ansatte som besørger besparelser
  • Sjekke leverandørrabatter/bonuser og utnytte disse

Sørg for kontroll, tenk langsiktig, handle kortsiktig og skap tillit!

Oppsummert har vi i denne artikkelen gitt våre anbefalinger til hvilke tiltak du bør gjøre i nedgangstider. 

Vi anbefaler at du ikke venter til likviditetskrisen inntreffer, men heller er føre var enn etter snar, og at du tenker offensivt:

  1. Etabler god likviditetsoversikt, om nødvendig på dagsnivå
  2. Oppdater regnskapet daglig
  3. Fakturer løpende og følg opp kundene
  4. Etabler god og tillitsfull dialog med dine leverandører og andre kreditorer – hold alle avtaler
  5. Betal rettidig alle lønninger, skatter og avgifter
  6. Ha kontroll på varelageret og kapitalbindingen
  7. Forstå inntekts- og kostnadsstrukturen. Kutt alle kostnader, også finansieringskostnader som indirekte ligger i kundefordringer, sen betaling av leverandører, høyt varelager og annen svak likviditetsstyring. Kjenn det fulle bildet av kostnader for dine produkter og tjenester.
  8. Ha åpen dialog med banken. Skap tillit – vis banken de nøkkeltallene de vil se innenfor likviditet, finansiering, lønnsomhet og soliditet. Her er det noen standard nøkkeltall som du bør ha kontroll på og gode tiltak i tråd med bankens normkrav.
  9. Jobb for en langsiktig løsning, en snuoperasjon, med mål om å skape en konkurransefordel og sunn finansieringsstruktur, gode samarbeidsrelasjoner med banken, ansatte, kunder og leverandører, tydelig strategi, riktige kunder, riktig kompetanse, gode rutiner og langsiktige eiere.