En digital HR-transformasjon handler om å gjøre operasjonelle HR-prosesser automatiserte og datadrevne. Med teknologien som utvikler seg i et raskt tempo vil flere og flere virksomheter oppleve behovet for å følge utviklingstrenden for å kunne holde seg relevante og innovative.
Et steg mot å bli digitalt moden, er å ta i bruk digitale verktøy og strategier. For HR-funksjonen innebærer dette å erstatte manuelle og papirdrevne HR-prosesser med blant annet kunstig intelligens og HRM-systemer.
Høyere effektivitet og bedre datakvalitet med HR-teknologi
Å investere i HR-teknologi bidrar ikke bare til høyere effektivitet og produktivitet. Ved hjelp av digitale verktøy vil datakvaliteten i ansattdataen forbedres, noe som bidrar til at både HR-avdelingen og ledelsen kan være tryggere på at de tar faktabaserte og kvalifiserte avgjørelser. Med forbedret datakvalitet vil det også være et større potensial i dataene til å gjøre analyser av fremtidige utfall. Dette kan blant annet være analyser på turnover og kompetansebehov.
Videre kan digitale verktøy gi høyere sikkerhet for oppbevaring av ansattdata fremfor å ha sensitive opplysninger lagret i mapper på egen PC. Det vil derfor være enklere for HR-avdelingen å følge kravene i Personvernforordningen (GDPR).
Hvordan lykkes med implementering av HR-teknologi?
En god kartleggingsanalyse
Hvor vellykket implementeringsprosessen av HR-teknologi blir i ditt selskap avhenger av flere faktorer. Med alle de digitale løsningene som tilbys i markedet, er det ikke alltid like lett å vite hvilke HR-systemer det lønner seg å investere i for din virksomhet. Å gjøre en kartleggingsanalyse av hva virksomheten faktisk trenger er derfor viktig for å finne ut av hvilke behov verktøyet skal dekke. På denne måten kan det skilles mellom hva som er nødvendig og hva som er fint å ha, og at virksomheten sitter igjen med en prioriteringsliste.
En slik kartlegging er derfor først og fremst nødvendig for å sikre at virksomheten investerer i verktøy som bidrar til å skape resultater. For det andre er det viktig for å kunne danne et fornuftig beslutningsgrunnlag som kan videreformidles til de ansatte. I tillegg vil en strukturert kartleggingsanalyse bidra til et godt samarbeid mellom begge parter, hvor det dannes en felles forståelse for virksomhetens behov og som støtter virksomhetens strategi.
Involvere de ansatte
Implementering av ny HR-teknologi handler ikke bare om å investere i de riktige systemene og skape effektive arbeidsprosesser. De ansatte er en viktig faktor i å lykkes, da det ofte er disse som skal ta i bruk verktøyet og som blir påvirket av transformasjonen. Å fokusere på endringsledelse i en implementeringsprosess er derfor essensielt for å håndtere de ansattes reaksjoner, samt for å skape en følelse av viktighet og forståelse hos de ansatte. Det er derfor viktig å forberede hvordan nye løsninger skal presenteres og kommuniseres til de ansatte i virksomheten, slik at de ansatte etablerer et godt førsteinntrykk.
Involvering av ansatte i implementeringsprosessen bidrar til å forebygge utfordringer som at de ansatte ikke tar seg tid til å lære seg nye prosesser og deler sine erfaringer. Når de ansatte opplever å bli involvert i prosessen, er det også større sannsynlighet for forpliktelse og at engasjementet øker.
Oppfølging
Det kan være fort gjort å tenke at implementeringen er komplett når prosjektet med oppsettet av ny teknologi er ferdig og de ansatte har fått en innføring. Det er på dette tidspunktet virksomhetens arbeid med å realisere verdien av investeringen starter. Å følge opp at teknologien man har investert i faktisk gir resultater og bidrar til å skape effektive arbeidsprosesser, er essensielt for å kunne vurdere om implementeringsprosessen har vært vellykket. For å sikre at de ønskede endringene har blitt innført bør det vurderes å gjøre målinger og undersøkelser underveis. I tillegg vil det å samarbeide med et selskap som leverer support etter implementeringen bidra til at virksomheten har mulighet til videre oppfølging og opplæring.
Nysgjerrig på hvilke digitale verktøy som skaper en effektiv HR-funksjon hos din virksomhet? Ta vår behovsanalyse her for å se hvor din HR-avdeling kan transformeres digitalt. Du kan også lese mer om HR-transformasjon på våre hjemmesider.
Ta kontakt med oss i BDO om du har andre spørsmål knyttet til HR- og personaltjenester.