En faktura skal inneholde informasjon om og utstedes til kjøper. Men hvem er det egentlig som er kjøper? Leveranseavtalen er ifølge Skattedirektoratet avgjørende.
En faktura skal angi kjøper og reskontroføres mot kjøper
En utgående faktura skal inneholde kjøpers navn og adresse. Hvis kjøper er næringsdrivende, skal kjøpers navn være det formelle foretaksnavnet. Kjøpers adresse skal i slike tilfeller være foretakets adresse, men kan eventuelt erstattes av kjøpers norske organisasjonsnummer.
Fakturaen skal utstedes til den kjøperen som er angitt og selger skal bokføre fakturaen på kjøpers konto i sin kundereskontro.
Hvem er kjøper?
I en del tilfeller er det ikke helt åpenbart hvem som skal anses som kjøper av varene eller tjenestene, og som fakturaen dermed skal gi informasjon om og utstedes til.
I en prinsipputtalelse avgitt 23. mai 2023, har Skattedirektoratet kommet til at selger skal utstede fakturaen til den som inngår avtalen om kjøp av varer eller tjenester, og som gjennom avtalen har forpliktet seg til å betale for leveransene. Det er denne motparten som anses som kjøper for fakturerings- og bokføringsformål.
Når selger rettidig har fakturert leverte varer eller tjenester, på en måte som reflekterer realitetene i den inngåtte avtalen, har selger oppfylt sine faktureringsforpliktelser. Om varene eller tjenestene rent faktisk brukes eller betales av andre, har normalt ingen betydning.
Eksempler
La oss illustrere dette med noen eksempler fra advokatbransjen:
- I en nedbemanningsprosess har arbeidsgiver inngått avtale med et advokatselskap om å bistå de ansatte. Advokatselskapet skal fakturere arbeidsgiver, selv om det er de ansatte som mottar advokatbistanden.
- I en granskningssak har en ansatt inngått avtale med et advokatselskap. Advokatselskapet skal derfor fakturere den ansatte. Underveis i prosessen avtales det at arbeidsgiver skal dekke de videre advokatutgiftene, og det inngås en ny avtale mellom advokatselskapet og arbeidsgiver. Advokatselskapet skal fra det tidspunktet fakturere arbeidsgiver.
- I forbindelse med avslutning av et arbeidsforhold, har den ansatte inngått avtale med et advokatselskap om bistand med forhandlinger med arbeidsgiver. Advokatselskapet skal da fakturere den ansatte. Underveis i prosessen inngås det en avtale mellom arbeidsgiver og den ansatte om at arbeidsgiver skal dekke den ansattes advokatutgifter. Det inngås ingen avtale mellom advokatselskapet og arbeidsgiveren. Advokatselskapet skal derfor fortsatt fakturere den ansatte.
Hva med kjøpers bokføring?
Hvis den som er angitt som kjøper i fakturaen selv er næringsdrivende, må kjøper bokføre den inngående fakturaen mot selgers konto i sin leverandørreskontro.
Skatte- og avgiftsmessig fradragsrett må alltid vurderes på vanlig måte. Det er ikke tilstrekkelig i seg selv at den næringsdrivende har en inngående faktura i sitt navn.
Egne regler ved utlegg gjort av ansatte
Ved utlegg gjort av ansatte, som arbeidsgiver refunderer etter utleggsoppsoppstilling eller reiseregning, er det som hovedregel ikke krav om at arbeidsgiver angis som kjøper i den inngående fakturaen.
Dette gjelder så lenge det ikke er snakk om kjøp av varer eller tjenester som er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i vare- eller tjenesteproduksjon og hvor vederlaget overstiger kr. 1 000 inklusive mva, eller kjøp av drivstoff til bruk i person- eller varetransport.
Eksempel: En ansatt pådrar seg utgifter i forbindelse med en arbeidsreise. Fakturaene fra flyselskapet og hotellet er utstedt i navnet til den ansatte. Den ansatte leverer reiseregning med vedlegg til sin arbeidsgiver. Reiseutgiftene skal da bokføres og betales (refunderes) av arbeidsgiveren, som vurderer sin skatte- og avgiftsmessige fradragsrett på vanlig måte.
Lurer du på noe om fakturering og bokføring?
Ta kontakt med din regnskapsfører eller revisor i BDO. Hvis du ikke allerede er en BDO-kunde, kan du kontakte oss her eller finne ditt lokale BDO-kontor her.