Hvilke reiseutgifter arbeidsgiver kan kompensere for skattefritt, er avhengig av hvilken type reise den ansatte er på. Det er viktig å forstå definisjonene og forskjellene mellom arbeidsreise og yrkesreise for å tolke skattereglene riktig.
Arbeids- eller yrkesreise?
Skatteloven opererer med ulike former for reiser i relasjon til arbeid. Den skattemessige behandlingen av utgiftsdekninger til henholdsvis arbeids- og yrkesreiser varierer. Derfor er det viktig å ha et bevisst forhold til hvilken kategori reisen tilhører.
Begrepet arbeidsreiser brukes normalt om den ansattes reise mellom bolig og fast arbeidssted, typisk arbeidsgivers kontor. Arbeidsreiser regnes å ha et privat formål, og kostnader til slike reiser anses i utgangspunktet å være en privatkostnad. Hvis arbeidsgiver betaler arbeidsreisen, anses dette som en skattepliktig fordel og skal behandles som lønn for arbeidstaker. Utbetaler arbeidsgiver godtgjørelse, for eksempel månedskort til kollektiv transport, er dette skattepliktig inntekt for den ansatte.
For mange ansatte vil arbeidsoppgavene innebære at de må reise til andre steder enn sitt ordinære arbeidssted. Reiser som foretas av hensyn til arbeid, for eksempel arbeidsoppdrag hos en kunde eller deltakelse på et eksternt kurs, behandles skattemessig som en yrkesreise. Reiser mellom bolig og ikke-fast arbeidssted, eller mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted, regnes som yrkesreiser. Det samme gjelder reiser der arbeidstakeren av hensyn til arbeidet må bo utenfor hjemmet.
I motsetning til arbeidsreiser er godtgjørelse for yrkesreiser i utgangspunktet skattefritt. Det skyldes først og fremst at reisen inngår som en del av arbeidsoppgavene. Dekning av yrkesreiser forekommer normalt på en av to måter, enten ved refusjon eller utgiftsgodtgjørelse. Arbeidsgiver står fritt til å avtale på hvilken måte godtgjørelse skal gis, men valget kan få skattemessige betydninger.
Så lenge den ansatte fremlegger dokumentasjon for utgiftene, kan disse normalt refunderes skattefritt. Hvert år utarbeider Skattedirektoratet reiseregler og årlige satser på utgiftsgodtgjørelse. Utbetaling av godtgjørelse skjer i tråd med de trekkfrie satsene er fritatt for skatt for arbeidstaker. Merk at den ansatte vil bli skattepliktig for et eventuelt overskudd utover skattemyndighetenes trekkfrie satser.
Hva defineres som fast arbeidssted?
Om arbeidsstedet er fast eller ikke-fast, har stor betydning for om reisen skal klassifiseres som arbeids- eller yrkesreise. Hva som utgjør et fast arbeidssted, må vurderes konkret for hvert enkelt arbeidsforhold. Det legges særlig vekt på om arbeid på stedet skjer regelmessig og med en viss hyppighet. Har arbeidstakeren i ett og samme arbeidsforhold bare ett arbeidssted, vil dette være det faste arbeidsstedet.
Dersom arbeidstakeren bytter på å sitte på arbeidsgiverens kontor i eksempelvis Oslo og Bergen vil kun ett av arbeidsstedene kunne defineres som fast. Det avgjørende vil være hvor mesteparten av arbeidstiden tilbringes i den enkelte kalendermåneden.
Når kan hjemmekontoret utgjøre arbeidstakerens faste arbeidssted?
Koronapandemien har ført til en endring i arbeidslivet, spesielt når det gjelder hvordan og i hvilket omfang ansatte jobber hjemmefra. Hjemmekontoret har for mange blitt den nye normalen. Det reiser spørsmål om hva som skal til for at bruken av hjemmekontoret er av en slik art at det må anses som den ansattes ordinære arbeidssted. Og videre hvilken betydning hjemmekontor som fast arbeidssted har for klassifiseringen av arbeids- og yrkesreiser.
Det er ikke uvanlig at arbeidstaker i løpet av en uke sitter noen dager på kontoret og andre dager i egen bolig. Hvis arbeidstakeren jobber tilnærmet likt på arbeidsgivers kontor og fra egen bolig i samme kalendermåned, må det foretas en totalvurdering av hvilket av arbeidsstedene som er det faste. Momenter som inngår i vurderingen er hvor de mest sentrale funksjonene utføres, hvor det er flest medarbeidere, hvor ledelsen befinner seg, hvor administrasjonen er plassert og hvilket sted som har kortest vei fra skattyters bolig.
Hjemmekontor – hvilken betydning har det for klassifiseringen av arbeids- og yrkesreiser?
Hvis dere lander på at det er hjemmekontoret som er den den ansattes ordinære arbeidssted, vil det ha betydning for klassifiseringen av arbeids- og yrkesreiser. Normalt må arbeidstakere som får dekket utgifter for arbeidsreiser mellom bolig og arbeidsgivers kontor betale skatt av beløpet.
Er hjemmekontoret arbeidstakerens faste arbeidssted, vil en reise mellom hjemmekontoret og arbeidsgivers lokaler bli ansett som en yrkesreise, ettersom at det er en reise mellom fast arbeidssted og ikke-fast arbeidssted. Dette bør både arbeidstaker og –giver være oppmerksomme på. Hvis ikke, kan det komme overraskende på lønnsavdelingen når en ansatt legger frem kvittering på bussturene til kontoret eller krever bilgodtgjørelse og hevder at disse skal dekkes av arbeidsgiver. Reise mellom hjemmekontoret og det opprinnelige arbeidsgivers arbeidssted kan dermed dekkes skattefritt i sin helhet. Dette er et aspekt ved bruken av hjemmekontor både arbeidsgiver og arbeidstaker bør være oppmerksom på.
Til slutt, det er verdt å merke seg at hjemmekontor i utlandet vil påvirke flere forhold enn kun reisekostnader. Innholdet i denne artikkelen handler primært om hjemmekontor i Norge. Utstrakt bruk av hjemmekontor i utlandet kan medføre at arbeidsgiver i praksis etablerer et fast driftssted. Det vil påvirke den ansattes trygdeforhold og andre implikasjoner som denne artikkelen ikke dekker.