De siste årene har det skjedd store endringer i kravene og forventningene til lagring, oppbevaring og utveksling av finansiell data. Dette har medført både fordeler og ulemper for mange virksomheter - avhengig av hvor forberedt de har vært på endringene. Har SAF-T svart til dine forventinger, og er det mer å hente?
Av virksomheter med eldre systemer har vi blitt fortalt at de opplever det som vanskelig å etterleve de nye kravene, da systemene ikke lengre ivaretas av systemleverandøren deres. På den andre siden har SAF-T skapt nye muligheter for virksomheter som brenner for å jobbe med store datasett, men som tidligere har blitt hindret av systemer med manglende rapporteringsmuligheter.
Krav til utveksling av finansiell data
Fra 1. januar 2020 ble det obligatorisk for alle bokføringspliktige å kunne oversende regnskapsdata til offentlige myndigheter på standard XML-format, SAF-T (Standard Audit File – Tax). Hovedformålet med SAF-T er å forenkle og effektivisere bokettersyn og arkivering, samt å standardisere utveksling av data mellom ulike finansielle systemer for å effektivt kunne analysere regnskapsinformasjon.
For forbrukeren av finansiell data så har SAF-T endret måten man mottar og bearbeider store mengder med data på. Dette har vært en stor fordel for virksomheter som har behov for å få ut store datasett fra systemet sitt og gitt nye forenklede kontrollmuligheter for revisjonsbransjen. Har din virksomhet sett nytteverdi av de nye kravene?
Hvordan har vi i BDO tatt i bruk de nye metodene for å utveksle finansiell data?
I BDO har vi arbeidet med kravene til utveksling av finansiell data siden 2019, da det ble innført strengere krav til bruk av kassasystemer. Da ble det også innført krav til å kunne eksportere alle transaksjoner fra kassasystemet i SAF-T-formatet med spesifikasjoner av salg, returer og merverdiavgift, men også metadata som produktinformasjon og hvilke ansatte som har gjennomført de ulike salgene eller returene. Vårt arbeid med, og kunnskap om, utveksling av finansiell data har hjulpet en rekke kunder med å nå sine mål, spesielt innen retail. Handelsbransjen legger til rette for store datamengder, hvor detaljnivået ikke nødvendigvis overføres videre til ERP- eller regnskapssystemet. Dette har gjort det mulig å ta analyser for forsystemer til et nytt nivå, og sammen med våre kunder kan vi bearbeide data på detaljnivå på salgslokasjoner over hele landet.
Siden 2020 har SAF-T-kravene til regnskapssystemet gjort det mulig for våre kunder å sende SAF-T filer direkte inn i vår data og analyseplattform, Heartbeat. Dette har endret måten regnskapsdata blir utvekslet med BDO, og har økt verdien av arbeidet vårt innenfor både regnskap og revisjon. I tillegg har dette bidratt til at BDO kan konsumere større mengder data og levere mer innsikt og kvalitet i leveransene tilbake til våre kunder.
Ønsker du å sparre med BDO om kravene til oppbevaring, utveksling og rapportering av finansiell data, og hvilke muligheter det kan åpne for deg? Ta gjerne kontakt for en kaffeprat.