I en stadig mer komplisert og nettverksbasert økonomi, er det viktigere enn noensinne å forstå relasjonene ulike virksomheter har med sine samarbeidspartnere, leverandører og kunder – uansett størrelse eller bransje virksomheten tilhører. Manglende kontroll kan føre til interessekonflikter, økonomiske misligheter, lovbrudd og habilitetsutfordringer.
For å styrke innsikt og compliance knyttet til habilitet, er relasjonsanalyser en effektiv måte å identifisere og håndtere integritetsrisikoer, og sikre at virksomheten oppfyller lovmessige og etiske krav. Relasjonsanalyser tilbyr en strategisk tilnærming for å kartlegge og evaluere disse forbindelsene for å avdekke potensielle lovbrudd, interessekonflikter og habilitetsutfordringer som kan påvirke beslutningsprosesser og virksomheters integritet.
Hva er en relasjonsanalyse?
Relasjonsanalyse er prosessen som kartlegger og identifiserer relasjoner mellom forskjellige aktører i en virksomhets økosystem. For å gjøre dette, brukes teknologi og dataanalyseverktøy. En relasjonsanalyse innebærer å undersøke profesjonelle og økonomiske forbindelser mellom ansatte og virksomheter for å avdekke risiko for å påvirke objektivitet og beslutninger.
Hvorfor er dette viktig?
For det første kan en grundig relasjonsanalyse avdekke ukjente relasjoner som kan føre til interessekonflikter eller brudd på lovverk eller retningslinjer. Dette er spesielt relevant i regulerte industrier eller der det er strenge krav til regulatorisk etterlevelse og åpenhet.
I en anskaffelsesprosess kan det å identifisere at en nøkkelperson i beslutningskjeden har en nær relasjon til en potensiell leverandør eller kunde, hjelpe til med å forhindre utilbørlig innflytelse eller partiskhet.
Det er flere yrkesgrupper som er underlagt strenge krav knyttet til bierverv og uavhengighet, herunder revisorer, helsepersonell og statsansatte. Utover lovmessige krav, er det en rekke andre krav som regulerer muligheter til å ha bierverv eller roller og engasjement utover hovederverv. Slike krav kan være etablert eksempelvis i arbeidsavtaler og etiske retningslinjer.
Hvordan gjennomføres en relasjonsanalyse?
En relasjonsanalyse består av flere faser. Her tar vi en nærmere titt på de ulike fasene:
- Datainnsamling: Innsamling av data fra virksomheten og eksempelvis offentlige registre som virksomhetsregisteret og aksjeeierboken.
- Ta i bruk verktøy for nettverksanalyse: Bruk avanserte analyseverktøy for å modellere relasjonsnettverkene og visualisere forbindelsene mellom individer og organisasjoner. På den måten kan vi identifisere nøkkelpersoner og potensielle interessekonflikter som må undersøkes nærmere.
- Risikovurdering og -håndtering: Når analysen er gjennomført, må risikoen vurderes. Finnes det habilitetsutfordringer? Da må virksomheten utarbeide tiltak for å håndtere disse utfordringene. Dette kan inkludere endringer i policyer for innkjøp og beslutningstaking, eller endring av roller og teamsammensetninger.
- Kontinuerlig overvåkning: Relasjonsanalyser er ferskvare. Virksomheter som har kontinuerlig off- og on-boarding av kunder og leverandører må gjennomføre slike analyser regelmessig for å holde tritt med endringer i relasjonene og organisasjonens dynamikk.
Hvilke fordeler kan en relasjonsanalyse gi deg?
Foruten å få bedre oversikt internt i din virksomhet, vil en relasjonsanalyse gi flere fordeler:
- Forbedret integritet og åpenhet i beslutningsprosesser
- Forebygging av interessekonflikter og økonomiske uregelmessigheter
- Styrket tillit blant stakeholdere, inkludert investorer, kunder og regulatoriske myndigheter
- Etterlevelse av lover og retningslinjer
Å gjennomføre relasjonsanalyser er derfor ikke bare et verktøy for etterlevelse av lover og retningslinjer, men gir en strategisk fordel som kan styrke en organisasjons evne til å manøvrere i dagens komplekse og regulatoriske landskap. Ved å ta i bruk relasjonsanalyser, sikrer virksomheter at de opererer i henhold til høyeste etiske standarder. Samtidig beskytter de seg selv mot potensielle risikoer som kan underminere drift og omdømme.