De siste årene har fokuset på styreansvar og alvoret ved et styreverv økt. Ansvaret som ligger på organisasjonen eller selskapets styre er stort, men hvordan ivaretar man egentlig forpliktelsene og sikrer godt styrearbeid? I denne artikkelen deler vi noen praktiske tips som kan bidra til trygg ledelse og utvikling i din organisasjon.
Praktisk styrearbeid i loven
Enhver ideell organisasjon - enten den er organisert som forening, stiftelse eller aksjeselskap - skal ha et styre. I hvilken grad styrets og organisasjonens aktivitet er regulert av lov er derimot svært varierende. For eksempel finnes det ingen lov for foreninger.
Aksjeloven regulerer kun aksjeselskaper, men vil i stor grad gi god veiledning og overføringsverdi også til andre organisasjonsformer. Det er likevel viktig å huske på at aksjelovens krav kun er minimumskrav og at det i en del tilfeller må forventes at et styrearbeid går lengre enn aksjeloven. Loven gir også liten praktisk veiledning på hva et slikt arbeid innebærer. Hvordan sikrer man forsvarlig saksbehandling og gjennomfører betryggende kontroll av den økonomiske stilling, så vel som av selskapets virksomhet?
Styrets sammensetning og erfaring
Før vi går inn på de mer praktiske tipsene så er det viktig å ha i mente at ethvert styre består av ulike personer. Enten medlemmene har lang eller kort fartstid i styret har de naturlig med seg sin egen erfaring og har dermed også ofte ulikt fokus i arbeidet sitt. Vår erfaring er at enkelte stereotyper ofte kommer til syne blant styrets medlemmer etter litt tid. Noen kan fremstå som detaljfokuserte, noen er passive, mens andre igjen kan være overkjørende i sin stil. Er styret mangfoldig både i representasjon, erfaring og kompetanse vil stereotypene i mindre grad utfordre styrets evne til i fellesskap å gjøre en god jobb. Et styre med mangfold, samt god og variert kompetanse, vil gjerne ha de beste forutsetningene for å treffe velfunderte og riktige beslutninger.
Det viktigste er med andre ord å alltidvære seg bevisst styrets kompetanse på det individuelle planet, men også som organ sett under ett. Da er det større sannsynlighet for at noen inntar rett rolle til rett tid og at styret evner å stoppe opp og tenke seg om to ganger på rett tidspunkt.
Strukturert styrearbeid = forsvarlig saksbehandling og god kontroll
Helt sentralt i de fleste styrer står selve styremøtet. Men et godt møte gjør seg ikke selv. Det krever god forberedelse og en presis innkalling. Vår erfaring er at jo bedre man forbereder møtet og diskusjonen i den enkelte sak, jo bedre grunnlag får man til å fatte beslutninger som fører til betryggende saksbehandling.
Det første man bør gjøre er å lage en presis innkalling. En god innkalling er ikke en lang innkalling. Den må oppfylle formaliteter som dag og tid, sted og hvem som skal delta og en agenda. Her er det også lurt å skille mellom vedtakssaker, diskusjonssaker og orienteringssaker.
Forbereder du hver enkelt sak grundig ved å fremstille den med en innledning og gjerne spørsmål som styremedlemmene bør reflektere over i forkant av styremøtet, oppnås ofte bedre diskusjon. Det kan også være lurt å tenke på hvilke kritiske spørsmål som kommer og besvare disse alt i sakspapiret. Det er viktig å skape balansegang mellom på den ene siden å svare ut de kritiske spørsmålene som kan sette en stopper for diskusjon og det å svare ut alt slik at diskusjonen aldri starter. Det bør være et mål å legge til rette for en diskusjon som sikrer at andre synspunkter og vinklinger enn de en selv ser blir adressert og vurdert.
Det kan også være lurt å planlegge hvordan du best mulig innleder hver sak, dette er viktig for å legge til rette for en god diskusjon. Ofte holder det ikke å gi bakgrunn og så åpne for debatt. Det kan være lurt å presisere hva styret skal ta stilling til, hvilke oppfatninger som finnes om saken eller evt. konsekvenser den måtte utløse. Slik kan man aktivere ellers passive styremedlemmer og unngå at diskusjonen først blir en gjentagelse av innledningen før nye synspunkter bringes til bordet.
Styrets oppgaver
I de ideelle organisasjonene varierer arbeidsfordelingen mye fra institusjon til institusjon. Normalt skal styret sørge for forsvarlig forvaltning av organisasjonen. Det vil i de fleste tilfeller si å fastsette planer og budsjetter for organisasjonens virksomhet, samt retningslinjer og strategi for organisasjonen. For å kunne føre tilstrekkelig tilsyn og kontroll skal styret holde seg orientert om organisasjonens økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning kontrolleres på en betryggende måte. Hvis det blir nødvendig, skal styret iverksette undersøkelser slik at man er i stand til å utføre sine oppgaver på en best mulig måte. En arbeidsplan kan være et godt verktøy og bør vedtas av styret fra år til år. En slik plan gir god oversikt og kan bidra til kontinuitet og fremdrift i arbeidet.
For de større organisasjonene som også har ansatte må det gjøres en tydelig avgrensning mot, men også føres tilsyn av, daglig leders eller organisasjonssekretærs ledelse og rolle for øvrig. Daglig leder skal stå for den daglige ledelse av organisasjonens virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter organisasjonens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Hva dette vil si i praksis må vurderes konkret i hver enkelt organisasjon.
Hvem har ansvaret?
Ansvaret for å forberede møtet kan variere fra organisasjon til organisasjon. I noen tilfeller er det ansatte slik som administrasjonen eller daglig leder som gjør dette. Normalt er det nok styreleder som leder møtene. Det er også en mulighet å fordele ansvaret for saker eller tema mellom styremedlemmene. Husk imidlertid at det er hele styrets ansvar å sikre at hver sak behandles forsvarlig. Ikke vær redd for å utsette en beslutning og be om at saken utredes grundigere, men ikke la et urimelig informasjonsbehov bli noen hvilepute som fører til evige utsettelser.
Til slutt, før gode referater og hold tiden!
BDO ønsker å bidra til godt styrearbeid og har utviklet et sett av tjenester som er særlig relevante for deg og ditt styre. Les mer om våre tjenester her.