Hovedregelen er at alt regnskapsmateriale skal oppbevares i Norge. Ved elektronisk oppbevaring betyr dette at det fysiske lagringsmediet - serveren - må befinne seg i Norge.
Dagens unntak for Danmark, Finland, Island og Sverige
I dag finnes det et snevert unntak, som gjør at elektronisk regnskapsmateriale kan oppbevares i Danmark, Finland, Island eller Sverige. I slike tilfeller skal skattekontoret informeres skriftlig om
- hvilket regnskapsmateriale som oppbevares i utlandet,
- hvor regnskapsmaterialet oppbevares, og
- hvordan kontrollmyndighetene til enhver tid kan få adgang til regnskapsmaterialet
Regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk i Danmark, Finland, Island eller Sverige, skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i Norge i hele oppbevaringsperioden. Oppbevaringstiden skal som et minimum følge reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften, selv om oppbevaringstiden er en annen i det aktuelle landet.
Forslag om utvidelse til hele EØS-området, Storbritannia og Sveits
Skattedirektoratet har foreslått å utvide unntaket, slik at regnskapsmateriale skal kunne oppbevares elektronisk i et hvilket som helst EØS-land, Storbritannia eller Sveits. De samme forutsetningene vil gjelde som ved elektronisk oppbevaring i Danmark, Finland, Island eller Sverige etter dagens regler.
I forslaget er det lagt til grunn at endringen får anvendelse også for oppbevaringspliktig regnskapsmateriale for tidligere regnskapsperioder.
Hvis du er i en prosess med bytte av regnskapssystem eller oppbevaringsløsning, kan det være hensiktsmessig å ta hensyn til dette endringsforslaget i de vurderingene som gjøres.
Forslaget har høringsfrist 9. desember 2024. Hvis du vil lese mere om forslaget, finner du høringsdokumentene her. Når Skattedirektoratet kommer med et slikt forslag om forenklinger for næringslivet, antar vi at det kommer til å bli gjennomført. Vi kommer med mer informasjon når endringene er vedtatt og tidspunkt for ikrafttredelse er kjent.
Fortsatt mulig å få dispensasjon til oppbevaring i andre land
Dagens adgang til å søke om dispensasjon til elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale også i andre land, videreføres. Kriteriene for å gi nye dispensasjoner skjerpes imidlertid noe sammenlignet med dagens dispensasjonspraksis.
Dette innebærer at det etter de foreslått regelendringene, vil være mulig å søke skattekontoret om dispensasjon til elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale også utenfor EØS-området, Storbritannia Sveits. Slik dispensasjon vil imidlertid gis bare hvis oppbevaringen i utlandet er knyttet til en felles regnskapsløsning innenfor et konsern. Det vil også legges vekt på hvilken mulighet norske myndigheter har til å få adgang til regnskapsmaterialet.
Les også: