Avstemminger innebærer å sjekke tallene i regnskapet mot underliggende dokumentasjon. Dette er en av de viktigste og vanligste måtene å kvalitetssikre regnskapet på. For mange er det også krav om å avstemme regnskapet.
Hvorfor avstemme?
Når et foretak skal utarbeide årsregnskap og/eller skattemelding, må foretaket forsikre seg om at regnskapstallene er korrekte. Det er ledelsen i foretaket som har ansvaret for å sørge for korrekte regnskaper.
Korrekte regnskapstall er:
- Fullstendige – Alt som skulle vært med, er faktisk med i regnskapet.
- Reelle – Det har ikke blitt med noe i regnskapet som ikke skulle vært der.
- Nøyaktige – Tallene er riktige, herunder riktig verdsatt etter regnskaps- og skattereglene.
En enkel og mye brukt måte å kontrollere regnskapstallene på, er å avstemme tallene i balansen (eiendeler, gjeld og egenkapital) mot underliggende dokumentasjon. Dette gjøres ofte per balansekonto i det ferdig bokførte regnskapet.
Hva er en avstemming?
En avstemming innebærer fem handlinger:
- Identifiser saldoen på den balansekontoen som skal avstemmes.
- Innhent underliggende dokumentasjon som bekrefter saldoen på balansekontoen.
- Sammenlign saldoen på balansekontoen med saldoen i dokumentasjonen – er det avvik?
- Ved avvik: Hvis regnskapet er feil, må feilen korrigeres. Husk å oppdatere avstemmingen. Hvis regnskapet er korrekt, forklares avviket i avstemmingen.
- Dokumenter avstemmingen og oppbevar den som en del av regnskapsmaterialet til foretaket, på samme måte som bilagene.
Krav til avstemminger
Hele balansen skal dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller skattemelding. I den sammenheng kreves det ofte avstemminger, særlig hvis underliggende dokumentasjon ikke klart viser det samme beløpet som den aktuelle kontoen i regnskapet.
Avstemmingsløsninger
Profesjonelle regnskapsførere som BDO bruker ofte automatiserte, digitale avstemmingsløsninger. Disse løsningene henter regnskapstall fra regnskapssystemet og underliggende dokumentasjon fra for eksempel forsystemer, banker, offentlige myndigheter og andre kilder. Deretter utfører og dokumenterer løsningen en avstemming og varsler regnskapsføreren om eventuelle avvik som må følges opp manuelt.
Flere systemleverandører tilbyr mer eller mindre automatiserte avstemmingsløsninger som kan benyttes av foretak som fører regnskapet selv. Avstemmingsløsningene kan være integrert i regnskaps- eller årsoppgjørssystemet, eller være frittstående.
For mindre virksomheter som fører regnskapet selv, er det fortsatt vanlig å bruke manuelle avstemmingsløsninger, for eksempel i regneark.