Bokføringsplikten
Enhver som driver virksomhet og har plikt til å levere mva-melding, har bokføringsplikt etter bokføringsloven for den virksomheten som drives. Bokføringsplikten omfatter blant annet utenlandske foretak som er merverdiavgiftspliktige i Norge, uten å ha etablert et eget selskap i landet (NUF).
Bokføringsplikten gjelder ikke for tilbydere i forenklet registreringsordning etter merverdiavgiftsloven, som kun leverer mva-melding på dette grunnlaget.
Omfanget av bokføringsplikten
Bokføringsplikten gjelder for den virksomheten som drives i Norge. For et avgiftspliktig NUF, innebærer dette følgende:
- Alle aktiviteter og virksomhetsområder i NUF-et som er av betydning for pliktig regnskapsrapportering i Norge, skal omfattes av bokføringen. Dette betyr for det første at bokføringen må omfatte alle opplysninger som er nødvendige for utarbeidelse av mva-meldingen. Hvis NUF-et også har plikt til å levere a-melding for lønn mv., må bokføringen i tillegg omfatte alle opplysninger som er nødvendige for utarbeidelse av a-meldingen.
- Innholdet i bokføringen bestemmes i tillegg av bokføringsforskriftens krav til innhold i spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Bokføringen for NUF-et må dermed omfatte både hovedbok, kundereskontro og leverandørreskontro, slik at det kan utarbeides egne bokførings-, konto-, kunde- og leverandørspesifikasjoner. Videre må det alltid kunne utarbeides en spesifikasjon av merverdiavgift. I noen tilfeller kan også andre spesifikasjoner være aktuelle, for eksempel spesifikasjon av lønnsopplysningspliktige ytelser.
Betydningen av bokføringsplikten
Bokføringen for det avgiftspliktige NUF-et må skje i samsvar med alle reglene i bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk.
Det ville føre for langt å redegjøre for alle krav til bokføringen. Det viktigste er å huske at det skal føres et separat og fullstendig regnskap for NUF-et, som om det var snakk om et norsk aksjeselskap. Alle norske regler om regnskapssystem, sporbarhet, ajourhold, dokumentasjon (bilag), valuta, språk, oppbevaring, sikring og elektronisk tilgjengelighet, gjelder i utgangspunktet på samme måte for et NUF som for et AS.
Bokføringen gjøres i utlandet
Det er ingenting i veien for at bokføringen for NUF-et utføres av hovedforetaket i utlandet. Det er imidlertid viktig å huske på at bokføringen fullt ut må skje i samsvar med norske bokføringsregler, jf. ovenfor. Det er ikke anledning til å føre regnskapet for NUF-et i samsvar med reglene i det landet hvor hovedforetaket er etablert. Som hovedregel innebærer dette blant annet følgende (ikke en uttømmende opplisting av alle krav):
- Det må føres en hovedbok, kundereskontro og leverandørreskontro for NUF-et alene, adskilt fra hovedforetakets bokføring.
- Bokføringen må skje med bruk av mva-koder som gjør det mulig å utarbeide mva-meldingen og spesifikasjonen av merverdiavgift.
- Kravet til fortløpende bilagsnummerering må etterleves for den norske virksomheten isolert sett; NUF-et kan ikke dele bilagsserier med hovedforetaket.
- Bokføringen må skje i norske kroner og på norsk, svensk, dansk eller engelsk.
- Utgående fakturering må skje i samsvar med kravene i bokføringsforskriften, herunder med en egen fakturanummerserie for NUF-et.
- Oppbevaringen av NUF-ets regnskapsmateriale må følge norske regler, herunder krav til hva som skal oppbevares, oppbevaringstid, oppbevaringssted og sikring.
- Bokføringen for NUF-et skal holdes elektronisk tilgjengelig i 3,5 år etter regnskapsårets slutt og kunne gjengis i standardformatet SAF-T Regnskap.
Bokføringen gjøres i Norge
Alle norske bokføringsregler som nevnt ovenfor gjelder selvsagt også når bokføringen for NUF-et skjer i Norge. Ved bruk av et standard norsk regnskapssystem, tilpasset norske regler, er dette sjelden problematisk.
Husk at det regnskapet som føres i Norge, må være et fullstendig regnskap for den norske virksomheten. Bokføringen må omfatte både resultatregnskap og balanse, med både hovedbok og reskontroer. Alle transaksjoner og disposisjoner knyttet til virksomheten i NUF-et må bokføres, herunder eventuelle betalinger for kjøp og salg mv. som skjer på bankkontoen til det utenlandske hovedforetaket.
Det er ikke tilstrekkelig å føre et enkelt «avgiftsregnskap» med bare salg og kjøp. Dette gjelder normalt selv om det i tillegg føres et regnskap for NUF-et i utlandet. Grunnen til at det føres «doble regnskaper», er ofte at det utenlandske regnskapet ikke oppfyller alle norske regler.
Bruk av merverdiavgiftsrepresentant
Alt som er beskrevet ovenfor, gjelder uavhengig av om NUF-et er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved representant eller ikke. De eneste forskjellene, er at en merverdiavgiftsrepresentant …
- … kan bli ansvarlig for at merverdiavgiften blir beregnet og betalt
- … er ansvarlig for at bokføringsplikten etter bokføringsloven overholdes
- … skal angis med navn og adresse i NUFets utgående fakturaer
- … skal oppbevare et eksemplar av alle NUFets utgående fakturaer.
English version