Det er så mye fokus på åpenhetslovens krav til kontroll på leverandørkjedene, at mange glemmer å holde orden i eget hus. Det var en av de vanligste feilene blant de som publiserte sine første redegjørelser etter åpenhetsloven i fjor.
Loven krever nemlig også at du kartlegger og risikovurderer negativ effekt, eventuelt skade, på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet.
Mange av lovens krav til egen virksomhet er ikke nye
Virksomheter som omfattes av åpenhetsloven må kartlegge negative konsekvenser internt i egen virksomhet, iverksette tiltak, følge opp og gjenopprette.
Kravene er i stor grad overlappende med annet regelverk som virksomheten er bundet av og som dere allerede bør ha et forhold til, som arbeidsmiljøloven eller i HMS-forskrifter.
Dette gjelder blant annet forskrift om informasjons- og påseplikt og innsynsrett, lov om allmenngjøring med forskrifter, arbeidsmiljøloven kapittel 2-4 og arbeidsmiljøforskriftene, interkontrollforskriften, aktivitets og redegjørelsesplikten i likestilling og diskrimineringsloven og anskaffelsesregelverket. Vi har også fått nye krav i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, som stiller ytterligere krav til virksomheter som leverer til offentlige oppdragsgivere.
Hva bør dere gjøre nå?
Det virker ganske urimelig å stille større krav til leverandørene enn til din egen virksomhet. Derfor bør du først forsikre deg om at du har orden i eget hus.
Vi anbefaler følgende:
- Skaff deg oversikt over hva som allerede er på plass, og som kan brukes ved rapporteringen etter åpenhetsloven. Her stilles det mange krav i annet lovverk. Sannsynligvis er mye på plass allerede.
- Kartlegg og vurder risiko i egen virksomhet
- Gjør først en overordnet risikokartlegging
- Gjør så en nærmere vurdering basert på den overordnede risikovurderingen
Kravene er basert på forholdsmessighet. Hvor omfattende aktsomhetsvurderingen skal være, kommer an på virksomhetens størrelse, kompleksitet i organisasjonen, kontrollmulighet og mulighet til å påvirke og risiko ut fra bransje. For eksempel er bransjer som bygg og anlegg, renhold, bilpleie, transport, restaurant og hotell generelt ansett som ekstra risikoutsatte virksomheter.
Hvor skal dere begynne?
- Start der risikoen er størst. Hvis virksomheten er geografisk oppdelt, eller det er store forskjeller på arbeidet som utføres, for eksempel en fabrikk og et kontorlokale, kan dere starte der hvor kartleggingen viser at det er størst risiko for negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
- Kartlegg deretter risikoen i den/de prioriterte enheten(e), for eksempel på fabrikken. Hva slags risikoområder er det for arbeidstakerne som arbeider der? Er det størst fare for negativ påvirkning av arbeidstid, lønn eller HMS? Eventuelt annen negativ påvirkning av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold?
- Sett tidsfrist, utnevn ansvarlig, iverksett tiltak. Hva slags tiltak har eller bør ledelsen sette inn for å redusere risikoen? Bør det for eksempel ansettes en HMS-ansvarlig, innføres et tids- registreringssystem o.l.? Det bør settes en tidsfrist og utnevne en ansvarlig, slik at ledelsen lettere kan følge opp for å se om tiltaket er iverksatt og vurdere om risikoen er redusert/ minimert.
Bruk gjerne en enkel risikomatrise når dere skal vurdere risikoen nærmere, slik at dere kan kartlegge og vurdere. Mye informasjon kan gjenbrukes fra arbeid som allerede er utført etter krav stilt i annet lovverk som vi innledningsvis viste til, og som helt eller delvis overlappes av åpenhetsloven.
Det er effektivt å bruke ressurser internt i virksomheten som allerede arbeider med slik problematikk. For eksempel HMS/HR-ressurser, kvalitetsansvarlige etc.
Husk!
Nå som åpenhetsloven er vedtatt og vi er på vei mot rapportering nummer to, er Forbrukertilsynet godt i gang med å gjennomføre kontroller. De har signalisert at fokuset i kontrollene vil være hvilke konkrete funn som er gjort og hvordan disse er fulgt opp av virksomheten.
Er du/ dere usikre på hvordan dere skal arbeide med vurderinger av de interne forholdene?
Kontakt oss gjerne for råd om hvordan din virksomhet kan starte opp arbeidet eller arbeide videre med åpenhetsloven.
Les flere artikler om temaet:
Tre tips for å komme i gang med åpenhetsloven
Slik redegjør du for aktsomhetsvurderinger
Hvordan kartlegge leverandørrisiko etter åpenhetsloven?
Har du flere spørsmål om åpenhetsloven og hvordan dere bør gripe det an? Kontakt oss for flere råd.