Varsling

Hvorfor er en varslingsordning viktig?  

En god varslingsordning kan forebygge økonomisk skade og omdømmetap, og bidra til å skape et bedre arbeidsmiljø. En varslingsordning gir medarbeidere en nøytral kanal for å informere når noe er galt. De fleste tilfeller av økonomiske misligheter eller alvorlige regelbrudd blir først oppdaget av virksomhetens egne ansatte. Dersom virksomheten er i stand til å motta og håndtere varslingssaker på en betryggende måte, øker muligheten for at medarbeidere velger å benytte varslingstjenesten til å informere om eventuelle kritikkverdige eller irregulære forhold.   

Hva er fordelene med en trygg og effektiv varslingsordning?  

Varslingssaker gjelder ofte forhold som de ansatte ikke ønsker å rapportere i linjen. En velfungerende varslingsordning bidrar til etterlevelse av lover, regler og retningslinjer, og forebygger handlinger som kan true omdømme eller kan påføre virksomheten økonomisk skade. En effektiv varslingstjeneste er et godt tiltak for å styrke virksomhetens internkontroll og skaper stor grad av åpenhet om viktige forbedringspunkter for å oppnå fastsatte mål.  

• Gir medarbeidere trygghet for at de kan si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen  
• Skaper åpenhet og legger til rette for god kommunikasjon  
• Bygger tillit til virksomheten   
• Er kanskje det mest virkningsfulle tiltaket din virksomhet kan iverksette for å unngå misligheter og irregulære forhold  

Hva kan vi bistå med?  

BDO tilbyr løsninger for håndtering av varsling om økonomisk kriminalitet, trakassering, mobbing og andre uetiske handlinger. Våre løsninger oppfyller alle krav til personvern, informasjonssikkerhet og arbeidsmiljølovens bestemmelser. Varslingssaker kan være krevende. Det er mange parter å ta hensyn til og ofte krevende tematikk. Viktige hensyn som undersøkelsesplikt, konfidensialitet- og anonymitet, kontradiksjon og ivaretakelse av partene i en sak kan gjøre sakene komplekse.    

Vi vil bistå din virksomhet med å drifte en trygg og effektiv varslingskanal, og veileder deg og gir deg trygghet i behandlingen av varslingssaker.   

Ta kontakt

Har du spørsmål eller vil du vite mer om våre tjenester innen varsling? Ta kontakt med en av oss eller fyll ut kontaktskjemaet, og vi vil svare deg så fort vi kan.  

Varslingsråd

Et varslingsråd er et organ som håndterer varslingssaker. Det kan være eksternt, bedriftsinternt eller delt.  

Hva er viktig å ta hensyn til ved etablering av varslingsråd?  

Sammensetningen av et varslingsråd vil avhenge av organisasjonen, og avgjøres basert blant annet av din virksomhets behov, størrelse og organisatoriske struktur. Det er viktig at et varslingsråd har et sett nedfelte styrende prinsipper, en fastsatt rutine for behandling av varsler, og at det besitter den nødvendige fullmakt til å motta, behandle, gi råd og/eller ta beslutninger i varslingssaker.   

Hva kan vi bistå med?  

BDO har lang erfaring som varslingsråd, både som rådgivende og besluttende organ. Vi bistår din virksomhet med å utarbeide mandat og styrende prinsipper for deres varslingsråd. Vår erfaring og fagkompetanse sikrer at et varslingsråd er sammensatt på en måte som er tilpasset din virksomhet, og at varslingssaker blir behandlet på best mulig måte.     

Varslingskanal og -mottak

En god varslingsordning kan forebygge økonomisk skade og omdømmetap, og bidra til å skape et bedre arbeidsmiljø. En velfungerende varslingsordning bidrar til at virksomheten etterlever lover, regler og retningslinjer.  

Hva er fordelene med gode varslingstjenester?   

En varslingsordning kan skape et tryggere arbeidsmiljø hvor utfordringer løftes internt. Dette kan bidra til å beholde nøkkelpersoner og minimere omdømmerisiko ved kritikkverdige forhold. En velfungerende og effektiv varslingsordning skaper tillit, og gir den som varsler trygghet om at det kritikkverdige forholdet blir fulgt opp.   

En velfungerende varslingsordning er kanskje det mest virkningsfulle tiltaket din virksomhet kan iverksette for å unngå misligheter og irregulære forhold.  

Hva kan vi bistå med?  

Et av våre spesialområder er å etablere og drifte varslingstjenester for offentlige og private virksomheter.   

BDO etablerer, drifter og administrerer din virksomhets eksterne varslingstjeneste. Vi tilbyr flere kanaler for varsling, og bistår din virksomhet med å:  

• Utarbeide skriftlige varslingsrutiner   
• Legge til rette for forsvarlig varsling  
• Gi varsleren trygghet og tillit til at de opplysningene som gis, behandles profesjonelt i alle ledd  
• Gi varsleren gode, erfaringsbaserte råd i en krevende situasjon  
• Tilby gode analyser, vurderinger og råd i forhold til det enkelte varsel og spørsmål om eventuell videre oppfølging  
• Tilfredsstille krav til personvernregler, informasjonssikkerhet og arbeidsmiljølovens krav  

En ekstern varslingskanal kan bidra til å sikre objektivitet og muliggjør ivaretakelse av varslers anonymitet. Ved oppfølging av varslingssaker bistår vi deg med å sikre god saksgang og rådgi din virksomhet i relevante problemstillinger.   

Med BDO som leverandør av et eksternt varslingsmottak vil din bedrift bedre kunne forebygge uønskede hendelser, redusere tap av omdømme og økonomiske tap.  

Oppfølging av varsel

I enkelte tilfeller kan det være nødvendig å følge opp et varsel ytterligere, utover den innledende behandlingen. Dette kan være saker hvor forhold ikke er avklart, eller på annet vis komplekse saker som krever ytterligere undersøkelser og oppfølging, eller hvor du ønsker en sparringspartner.   

Hvilken type varsel kan kreve videre oppfølging?  

Videre oppfølging innebærer mer dyptgående undersøkelser av de faktiske forhold i en sak. Det kan gjelde varsler knyttet til økonomiske misligheter, brudd på regelverk og interessekonflikter, eller for eksempel trakassering, ukultur, dårlig arbeidsmiljø og ledelse.  

BDOs metodikk ved gjennomføring av undersøkelser og gransking er basert på anerkjente prinsipper for gjennomføring av utredninger/granskinger. BDO vil alltid tilpasse undersøkelsenes omfang ut fra behov og hensiktsmessighet.

Se også: Gransking handler om å kartlegge fakta og benytte innsikten i videre beslutninger.

Hva kan vi bistå med?  

BDO har utstrakt erfaring med håndtering av problemstillinger som oppstår gjennom varsling. Dette kan være problemstillinger knyttet til konkrete vurderinger, habilitet, hvilken informasjon som skal og bør gis til ulike parter, tilbakemeldinger til varsler og omvarslede, kontradiksjon, plikter og rettigheter, håndtering av anonymitet, arbeidsrettslige problemstillinger mv. BDO tilbyr veiledning og råd i saksbehandling og oppfølging av varsler som virksomheten utfører gjør selv. 

Varslingskultur

Forsvarlig varsling innebærer at den som varsler bør ha et forsvarlig grunnlag for å varsle, og at varslingen skjer i god tro.   

Hva er en positiv varslingskultur?  

Når en virksomhet legger til rette for varsling og oppfordrer medarbeidere til å varsle, skaper det en åpenhets- og kommunikasjonskultur internt i virksomheten. Det bygger tillit og gir medarbeidere trygghet for at de kan si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.   

Ledelsen har ansvar for å kommunisere varslingstjenesten i virksomheten, og støtte fra ledelsen er avgjørende for å bygge tillit til en varslingsordning og forsterker oppfatningen av at det er lojalt å varsle.  

Når kan man varsle?  

Ansatte kan alltid varsle der dette følger av plikter etter lov, forskrift eller avtale. Tilsvarende kan ansatte alltid varsle eksternt til tilsyns- eller kontrollmyndigheter der dette er aktuelt, for eksempel Finanstilsynet, Arbeidstilsynet, Datatilsynet, politi eller andre.  

Dersom man vil varsle eksternt, for eksempel til media, bør man vurdere om intern varsling eller varsling til tilsyns- eller kontrollmyndigheter er forsøkt eller mulig, om varselet gjelder kritikkverdige forhold av allmenn interesse, og være i aktsom god tro om innholdet i varselet.   

Ytringsfriheten gir ansatte rett til å delta på egne vegne i den alminnelige samfunnsdebatten, herunder å uttale seg kritisk om forhold som berører virksomheten man arbeider i. Den ulovfestede lojalitetsplikten tilsier imidlertid at man ikke har rett til å skade arbeidsgivers interesser eller aktiviteter gjennom offentlig negativ omtale, uten at dette er berettiget.  

Hva kan vi bistå med?  

BDO bistår din virksomhet med å kommunisere varslingstjenesten på en hensiktsmessig og effektiv måte, som bidrar til å bygge tillit til tjenesten i alle ledd i virksomheten. 

Varslingsrutiner

Arbeidsmiljøloven krever at virksomheter med mer enn fem ansatte skal utarbeide skriftlige varslingsrutiner. Rutinene skal utarbeides i samråd med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Formålet med varslingsrutinene er blant annet å gi en beskrivelse hvordan man kan varsle i din virksomhet og hvordan varsler skal behandles.  

Hva bør en varslingsrutine omfatte?  

Formålet med en varslingsrutine er blant annet å beskrive hvordan man kan varsle i egen virksomhet og hvordan varsler skal behandles.   

En dekkende varslingsrutine bør tydeliggjøre roller og ansvar ved mottak, håndtering og en eventuell oppfølging av varsler. Dette omfatter gjerne blant annet ledelsen i virksomheten, et internt og/eller eksternt varslingsmottak, hovedansvarlig for varslingsordningen, verneombud og tillitsvalgt.   

Varslingsrutinene bør presisere fremgangsmåten for intern varsling og interne behandlingsrutiner for innkomne varsler. Viktige momenter å hensynta er anonymitet, prinsipper for håndtering av varsler, og kommunikasjon med relevante parter i saken.  

Hva kan vi bistå med?  

BDO bistår med å utarbeide varslingsrutiner som oppfyller krav i arbeidsmiljøloven, og som gir grunnlag for en god og etterprøvbar behandling av varsler. Ved behov vurderer vi eksisterende rutiner ut fra erfaring og vår forståelse av beste praksis.   

Varslingsrutinen må gjøres kjent for de som skal bruke den. Brukerne må få tilstrekkelig informasjon om virksomhetens rutiner for at de skal kjenne seg trygge med å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. BDO bistår din virksomhet med medarbeiderinvolvering og bevisstgjøring av varslingsrutinene og varslingsordningen i din virksomhet.