1. Definer dine behov
Start med å kartlegge dine nåværende utfordringer og fremtidige behov. Ettersom anskaffelse av et ERP-system er en større investering, er det viktig at systemet kan vokse med din bedrift og tilpasses din bransje. Still deg selv spørsmål som: Hva slags innsikt trenger du? Hva er de viktigste KPI-ene i bedriften? Hva bruker vi egentlig tiden på, og hvordan går det med våre pågående prosjekter? Refleksjon rundt disse spørsmålene gir et tydelig bilde av bedriftens nåværende situasjon og hjelper deg med å identifisere hva et nytt ERP-system må kunne levere – fra en sømløs og mer effektiv prosjektstyring til presise rapporter som gir bedre beslutningsgrunnlag.
For å få en god start anbefaler vi å utarbeide en kravliste, også kjent som en Request for Information (RFI). Her listes ulike krav knyttet til for eksempel funksjonalitet og brukervennlighet med en prioritering på hva som er nødvendig og hva som kan være ønskelig. Dette er noe flere leverandører kan bistå med dersom bedriften din ikke har kompetanse på området. RFI-en er et effektivt virkemiddel til å kunne sammenligne ulike systemer og leverandører for å se hvordan de møter bedriftens spesifikke behov. En slik strukturert tilnærming gir bedre forutsetninger til å kunne ta et informert valg på hvilket system som dekker bedriftens behov i dag, og som kan vokse med bedriften i fremtiden. En vanlig feilvurdering bedrifter ofte gjør er å bruke for lite tid i disse forberedelsene, noe som kan føre til at feil beslutninger blir tatt underveis i prosessen.
2. Integrer ERP-valget i din digitale strategi
Et velfungerende ERP-system gir muligheter for å samle all data på ett sted. Dette gir bedre oversikt, reduserer risiko for feil, samt være tidsbesparende. Har dere mange manuelle arbeidsoppgaver, eller registrerer dere samme informasjon i flere systemer? Valg av ERP-system bør ikke sees isolert, men som en del av den overordnede digitale strategien til bedriften. Om man ikke har den nødvendige tekniske kompetansen internt, kan det være lurt å få bistand til å kartlegge hvordan ERP-systemet kan kommunisere med de øvrige systemene og støtte bedriftens langsiktige mål. En felles digital strategi vil sikre at ERP-løsningen spiller på lag med eksisterende systemer og skaper verdi gjennom bedre informasjonsflyt og effektivitet.
3. Velg en systemleverandør med riktig kompetanse
Når du skal velge en samarbeidspartner for ditt ERP-system, er det viktig å stille deg noen sentrale spørsmål: Kjenner leverandøren din bransje og de utfordringene dere står overfor? Har de tidligere hjulpet lignende bedrifter med suksess? Sørg for at leverandøren har forståelse for både deres nåværende og fremtidige behov, og at de kan tilpasse løsningen til disse. Spør gjerne etter referanser-caser fra lignende prosjekter, og sørg for å velge en leverandør dere har tillit til.
Skybaserte ERP-systemer oppdateres kontinuerlig med ny og forbedret funksjonalitet, noe som kan være vanskelig å holde tritt med. Det er derfor viktig å ha en leverandør som ikke bare kjenner systemet, men som også kan hjelpe dere med å ta i bruk ny funksjonalitet når det blir tilgjengelig. En god partner skal være med dere hele veien, fra anskaffelse og implementering av ny systemløsning til en støttespiller i hverdagen. Manglende støtte kan føre til at valget av system ikke går som planlagt og gevinster som ellers kunne vært realisert uteblir.
4. Bruk nok tid på valg og anskaffelse
Det finnes ingen universell ERP-løsning som passer for alle, derfor er det viktig å velge en systemløsning som fungerer godt til din bedrifts behov og videre vekst. Valget av ERP-system er en gyllen mulighet til å evaluere og tilpasse interne prosesser for å få mest mulig verdi ut funksjonaliteten i det nye systemet.
Vi ser til stadighet bedrifter går inn i anskaffelsesprosesser uten å ha gjort tilstrekkelige forberedelser. Hva som kreves av forberedende arbeid vil likevel variere. Det kan være alt fra en enkel RFI som sendes til potensielle leverandører, eller et forprosjekt der man kartlegger systemparken og bedriftens behov kan være både tids- og kostnadsbesparende senere i prosessen. Små justeringer i anskaffelsesfasen vil kunne gi store effekter på selve prosjektet, både kostnads- og tidsmessig. Å sette av tid og ressurser tidlig i prosessen, og sørge for at alle interne ressurser er godt informert, vil sikre en mer effektiv implementering.
Gevinstrealisering – hvordan måle verdien av et ERP-system?
Valg av riktig ERP-system kan skape verdi på flere måter: økt effektivitet, bedre oversikt over virksomheten og høyere grad av automatisering. Men hvordan måler du verdien av denne investeringen? En måte å gjøre det på er å sette klare mål allerede i anskaffelsesfasen. Hva ønsker dere å oppnå? Sett konkrete måltall og evaluer systemet opp mot disse i løpet av det første året etter implementering.
Bransjevariasjoner og skreddersøm
Det finnes ingen universell ERP-løsning som passer for alle. Derfor er det viktig å velge en løsning som kan tilpasses din bedrifts behov. Samtidig er det viktig å huske at implementering av en ny ERP-løsning også gir en gyllen mulighet til å evaluere og forbedre eksisterende prosesser og rutiner. Ved å tilpasse interne prosesser til systemets funksjonalitet, vil dere kunne oppnå en mer effektiv, automatisert og forenklet drift – noe som sikrer maksimalt utbytte av den nye løsningen.
Gevinstrealisering – hvordan måle verdien av et ERP-system?
En vellykket ERP-implementering kan skape verdi på flere måter: økt effektivitet, bedre oversikt over virksomheten og høyere grad av automatisering. Men hvordan måler du verdien av denne investeringen? En måte å gjøre det på er å sette klare mål allerede i anskaffelsesfasen. Hva ønsker dere å oppnå? Sett konkrete måltall og evaluer systemet opp mot disse i løpet av det første året etter implementering.
Avslutning: Ta deg tid til å finne riktig løsning
Valg av ERP-system er en viktig strategisk beslutning som kan ha stor innvirkning på nåværende drift og videre utvikling. Ved å sette av tid til å kartlegge dine behov, velge en leverandør med rett kompetanse og sørge for kontinuerlig, digital utvikling i valgt system, har du alle forutsetninger for å sikre at løsningen gir mest mulig verdi og støtte til din virksomhets utvikling.
Et systemvalg som er godt forankret i hele organisasjonen, vil skape større eierskap til adopsjonen av systemet. Ved å bruke god nok tid på anskaffelsen, sikrer dere at alle involverte har forståelse for hvorfor det nye systemet innføres, og hvordan det vil bidra til å styrke bedriften. Husk også å involvere de rette personene internt, og sikre at relevante nøkkelbrukere får delta i prosessen.
Trenger du råd i prosessen med å velge riktig ERP-system? Ta kontakt med oss i BDO for en uforpliktende prat. Hvis du er usikker på hvor du skal starte, kan vi blant annet hjelpe deg med en forstudie som avdekker hva som vil være den beste løsningen for din virksomhet.
Les også:
BDO leverer syv ulike ERP-systemer
Skrevet av: Jonas Aasland